归档文件的整理标准.doc

归档文件的整理管理办法 在整理归档文件之前，要做好以下准备工作：要明确应当归档和不应当归档的范围，即2006年12月18日国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的范围（见附录1）和2012年12月17日国家档案局颁发的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中规定的范围（见附录2），制定本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，报当地县以上人民政府档案行政管理部门审核批准后执行。 （1）归档文件的分类 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干的类别，使之构成有机体系。 归档文件的分类，有年度、组织机构（问题）、保管期限等方法。分类方法，也称分类标准、分类原则。 年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对文件进行分类。按年度分类，可以反映一个立档单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，也与现行公务文件按年度立卷归档的制度相吻合，类目的设置和文件的归类简便易行。 运用年度分类法，正确地判定文件的日期是关键。这里有几个问题须特别明确： ①文件有多个时间，应当以哪个为准？ 在立档单位工作中形成的文件，有时一份文件往往有多个时间，如有成文的日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文日期、收文日期等等。分年度时，一般应以文件的落款日期（即签发日期）为准，以此来确定文件所属类目（年度）。对计划、总结、预决算、统计报表、法规性等文件，《规则》取消了传统立卷时按针对年度归类的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）归类。例如，2001年形成的2002年工作计划，应分到2001年类，不应归到2002年类；2001年写成的2000年工作总结，应归入2001年类，不应归到2000年类；2001年制定的法律法规，2002年开始生效，也是按制定年即2001年归类，不按生效年归类。 ②跨年度形成的文件，应当划归哪一个年度？ 立档单位的一些职能活动，可能会形成跨年度的文件，如召开会议、处理案件形成的文件等。这样的文件应作为有机联系的整体，归入一个特定的年度类。跨年度的会议文件，一律归到会议结束年类。即归人会议结束年度进行整理。例如，1999年12月开的会议，2000年1月才结束，其所形成的文件不能按成文日期分到两年中，而应全部归在会议闭幕的2000年。有的非诉讼案件两三年才处理完，其形成的文件应统一归在结案年。跨年度的请示和批复，请示与批复一起归入批复年。 ③几份文件作为一件处理时，“件”的日期如何定？ 按照《规则》规定，有些文件可以几件作为一件。对此，“件”的日期是以装订时排在前面的日期为准来定其日期。如正本与定稿为一件，以正本日期为准；正件与附件为一件，以正件日期为准；转发文与被转发文为一件，以转发日期为准；来文与复文为一件，以复文日期为准。 ④文件上没有标明日期的如何接年度分类？ 立档单位的一些内部文件，有的未标明日期。对此类文件，应以文件内容、制成材料、字迹等各种标识为依据，考证、推断其形成日期，按考证出的年度归类。 ⑤属于专门年度的文件，如何按年度分类法分类？ 如果立档单位有相当一部分工作是按照专门年度进行工作的，对这部分工作形成的文件应按专门年度进行分类。例如，学校教学工作以学年为单位进行，形成的文件即以教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。综合管理时，可将这两种年度的文件有规律地组织起来。如1999年与1999年—2000学年归入同一类。 2）机构（问题）分类法 机构（问题）分类法，是指一个立档单位应归档的文件按立档单位内设机构分类，或可按文件涉及问题分类。可从两者选择一种，不可同时采用。 ①怎样按机构分类？ 采用机构分类法，一般是一个机构设置一个类，机构的名称就是类的名称。各类的次序可按立档单位的机构序列表或习惯的排列来排列。一般是先排综合性机构，再排各业务机构。 采用机构分类法．原则上是以哪个机构的名义发出的文件就划归入哪个机构类中。由若干个机构共同办理的文件，归入主办机构类。由机构（业务部门）起草、以机关（单位）名义发出的文件，可视具体情况处理：如果文件内容属该机构职责的，应归入该机构类中，否则即归入综合机构类中。 立档单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类。临时机构与常设机构合署办公的，其文件一般可归入常设机构类内。 ②怎样按问题分类？ 按问题分类法分类，应按立档单位的职能设类。例如，将立档单位党委、工会、共青团委等机构形成的归档文件划为“党群类”，将业务部门形成的归档文件划为生产计划、经营管理等类，将行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”，等等。 按问题分类，类目体系要简明，类与类之间的界限清晰、合乎逻辑，并保持规律性、连续性，防止同一内容的文件，今年归这一类，明年又归入另—类。 3）保管期限分类法