时间管理 北大青鸟.pptVIP

第四章 时间管理的步骤 ——分析当前工作事项和时间支配 ——确定浪费时间的因素 ——审核目标 ——将目标分解成可管理的任务 ——安排时间计划 ——实施计划并力争形成习惯 ——评估计划并进行调整 一、分析当前工作事项和时间支配情况 分析你在一个工作日内都做了那些工作事项和实际用时，连续记录四周后汇总成星期和月度工作完成情况表； 运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中； 二、确定浪费时间的因素并列出应对策略 审查你的时间使用情况，并确定浪费时间的因素。 针对每一种浪费时间的因素，思考适合你的风格的策略。一次对付一种浪费时间的因素。 对你制定的策略进行尝试，保留切合实际的那些。 三、审核目标 审核你个人的工作目标是否与组织的战略、目标、部门的任务以及岗位职责相适应。 考虑你为每一目标安排的优先顺序、时间资源分配和完成期限。 四、将目标分解成可管理的任务 采用树杈法（鱼骨法）将工作目标分解成需要完成的多层任务，在此基础上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划。 根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序，将任务按先后顺序进行排列。 五、安排时间计划 在任务分解的基础上制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划；同时从长期和短期的角度考虑，计划每天应完成的任务，一次应制定出数周甚或数月的时间安排。 根据计划确定所有必要的工作事项，运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中； 运用第二象限工作法排出完成事项的顺序和分配时间资源。 六、实施计划并力争形成习惯 带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你至少完成了当天的首要任务。 在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整。 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。习惯成自然，你实践得越多，保持起来就会越容易。 七、评估计划并进行调整 在使用有关辅助工具安排时间一个月之后，监督你的执行情况及其所带来的结果。向自己提出以下问题： 你能完成为一周设定的任务吗？ 为实现目标你正在取得进展吗？ 不做某些事情会有什么后果？ 你在回避浪费时间的情况吗？ 这是你能坚持的计划吗？ 如果你在按时完成任务方面有困难，可以让你的经理、同事和下属提供反馈意见。采纳他们的意见不断改进自己的工作，并根据你的分析修订自己的计划。 第五章 时间管理的技巧 ——安排时间计划的技巧 ——遵循时间计划的技巧 ——控制浪费时间因素的技巧 一、安排时间的技巧 1．期望不要太多 我们都有太多的事情要做。承认你不可能将所有的目标都实现是很重要的，即使是你的最首要目标。期望太多对生活的所有方面都有不好的影响。“了解你的主要责任，专注于你最主要的目标”这一原则有助于你避开这个陷阱。 2．利用工具 时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活动进行整体规划，使你能够观察自己能否应对任何计划外的请求，也可以使你了解自己为什么没有时间。 以下是一些时间计划工具： 年度、季度、月度与每周的工作计划表格 待办事项清单 约会日程表 管理软件（如电脑日程表和个人助理） 台历、效率手册 下面重点介绍待办事项清单：一份有效的待办事项清单包括以下按优先顺序排列的工作事项： 你需要做出的决定； 你需要起草的总结报告； 你正在等待的信息； 你需要拨打或你期待接听的电话； 你需要发送的信函和电子邮件； 你应该参加的会议和约会； 3．记住帕金森定律： 抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作。 4．平衡你每日的活动 即计划时间时要考虑放松的时间，用来活动身体、娱乐和参加社会活动。 5．每天留出至少一个小时计划外的时间 用以应付危机和突发事件和处理一些耗费时间而无效的事情。 6．给每月工作设定一个核心主题 争取每月完成一项重要任务，每周完成组成该重要任务的重要一环。 二、遵循时间计划的技巧 了解你的“兴奋”和“低潮”时间段，把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做。日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理。 2．今天抽取一些时间为明天最重要的工作做些准备 查看你的档案，审查时间期限，或突出关键事件，这样当你第二天开始工作时，你将节省不少时间。 3．奖励自己的有效使用工作时间。  4．不必太追求完美 如果你已完成当天任务的90%，你就算成功了