访客管理制度2.0.docx

访客管理制度一.目的为提升公司形象，完善公司制度，促进访客管理工作规范化，特制订本制度。二.范围本规定适用于公司所有访客的接待管理。三.访客分类1.预约访客A.重要访客，指需要公司副总裁及以上领导出面接待的访客（但副总裁及以上领导出面接待的访客未必都是重要访客，下同）。B.一般访客，指重要访客之外的其他所有访客。2.无预约访客A.有明确访问对象的访客。B.无明确访问对象的一般访客。C.无明确访问对象的特殊访客，指蓄意滋事、意图不明或精神不正常者。四.访客管理流程1.有客人来访，前台（非上班时间由保安监管前台工作，下同）应先咨询客人，确定访客是否预约。2.对于预约来访，前台则应严格按照以下流程做好来访接待工作。A.前台根据事先收到的访客接待申请表进行核对。B.前台电话联系受访者。C.如是重要访客，前台/受访者协助填写会客单（上半部分），如是一般访客，请访客如实填写会客单（上半部分），并电话联系受访者。D.前台在会客单（下半部分）填写会议室名称，填写访客证编号，并“前台值班人员”处签名，然后由自己或受访者（本人或委托人）带领进入公司。E.原则上，公司允许访问的区域为一楼大厅、三楼和受访者所在楼层。F.当来访客人离开时，受访者须陪同至一楼大厅，并在会客单（下半部分）“接待人”处签字确认，再交回前台备案。3.对于无预约来访，前台则应严格按照以下流程做好来访接待工作。A.询问访问对象，甄别访客属于哪种类型。B.对于有明确受访者的访客，前台应立即联系受访者，询问受访者是否接受拜访，接受拜访的，请访客填写会客单，不接受拜访的（原则上都应接受上门拜访），前台应了解不接受的原因，并礼貌和灵活地告知访客。对于没有明确受访者的一般访客，前台应根据其访问目的安排相应部门进行接待；难以判断的，可安排行政主管/公关部门进行接待。对于没有明确受访者的特殊访客，前台应做好解释工作，劝说其离开。对劝说无效，仍强行入内滋事者，前台可拨打报警电话（110），请公安机关出面帮助处理，同时向公司行政部报告情况。C.其后接待流程和预约来访接待流程相同。4.除特殊访客外，其余访客进入公司需一一佩戴前台发放的“访客证”。5.休息日和休息时间原则上不接待访客。如必须休息日和休息时间接待访客，受访者必须提前申请。五.职责与权限1.受访者的职责与权限A.公司员工需要接待访客，应提前1-5个工作日向公司提交“访客接待申请表”。申请表须先由申请者的部门负责人签字同意（如申请者为部门负责人及以上领导，则由本人签字同意），再由行政部日常管理组签字同意。申请表一式两份，一份由申请者保存，一份交给前台。B.为尽可能让每一个访客有一个良好的访问体验，受访者应在公司和自己力所能及的范围内做好准备工作，包括但不限于宣传资料、纸张、笔等。C.原则上，每一次访客接待，都应该申请一间会议室。如果会议室被预订完，可安排三楼活动室休闲区。D.对重要的访客，受访者应前往公司一楼大厅迎接或陪同抵达公司，必要时可布置水牌、电子屏欢迎字幕等内容。E.受访者必须在规定的区域接待访客，不得私自带其参观公司的其他区域。F.公司员工在接待访客时，必须要求访客遵守公司的规章制度。当访客在未知的情况下违反公司的相关规定时，公司员工须及时说明并予以制止。G.当访客离开时，受访者须送至一楼大厅前台，并在会客单上签字确认。2.行政部的职责A.行政部日常管理组负责本制度的制定和修订工作。B.行政部日常管理组负责访客接待申请表的审批工作。C.行政部日常管理组应负责接待准备工作的抽查工作，其中重要访客的接待工作必须事先检查。D.行政部应定期对前台进行培训，提高前台的综合素质。E.每月第一个工作日，行政部日常管理组自前台回收上月的访客接待申请表，并留档保存，保存时间为两年。3.前台的职责与权限A.前台应根据访客接待申请表提前一天做好次日的访客接待准备。必要时（指访客较多或访客非常重要的情况下），受访者、行政部日常管理组和公关部须协助前台进行准备。B.前台言行举止要礼貌大方，不得做出有损公司形象的行为。C.不管哪类访客来访，都应微笑点头示意。当客人有疑问时，应耐心回答客人的问题。D.前台原则上应严格检查访客的身份，并做好登记工作，登记完成后，为访客提供“访客证”。E.访客离开时，前台需查验会客单（会客单须由受访者签字，特殊情况须由行政部签字确认），留存备案，并收回“访客证”；访客停留公司超过1天的，这项工作需每日进行一次。F.对着装怪异、不填写或不如实填写会客单的来访客人，前台有权禁止其进入公司。对不听劝阻者，前台可按特殊访客处理。G.工作日工作时间，前台必须有人值守。特殊情况须报经行政部日常管理组主管同意。六.本规定自发布之日起正式实施。