作业文件编写规则.doc

作 业 文 件 编 写 规 则 1 范围 本标准规定了管理体系作业文件的编写要求。 本标准适用于公司管理体系作业文件的编制。 2 引用标准和术语 3 管理职责 贯标办负责对本标准制定、释义和管理。 4 文件编写程序 4.1 编写准备 4.1.1 整理现行使用的文件和记录。 4.1.2 识别确定并表述出作业的活动流程。 4.1.3 确定作业职责的分配，明确作业活动顺序和流程以框图方式给出。规定内部沟通方式的相互关系。 4.1.4 确定作业内容 a) 确定作业责任； b) 规定作业内容及其操作方法和次序； c) 设计并确定作业记录； d) 明确规定作业要求和确立作业目的。 4.2 落实编写部门人员和责任 4.2.1 按文件清单和记录清单逐项落实编写部门/人员。 4.2.2 明确编写者和审批者的责任。 4.3 制定编写计划 4.3.1 制定作业文件及其记录表格的编写计划。 4.3.2 明确规定文件完成起草、讨论、修改、送审、批准的时间和要求。 4.3.3 下达编写计划时，要充分考虑调研、修改的充裕时间。 4.4 编写的组织工作 4.4.1 编写任务应落实到部门及其人员。 4.4.2 多个作业小组或作业区使用的支持性文件和记录表格须经主管部门或分公司讨论决定； 4.4.3 作业小组或作业区要系统审查所管辖业务范围内的作业文件内容及其要求。 4.5 作业文件的格式和内容 4.5.1 作业文件的格式和表式要求须符合《文件控制管理程序》的要求，所有的外框均采用粗实线，框内线采用细实线。 4.5.2 作业文件的内容根据实际操作的控制需要决定。 4.6 作业文件的编写要求 4.6.1 作业文件必须清楚地描述进行工作的方式、所达到的质量要求及其检查或验证方法。 4.6.2 作业文件必须用在线职工易懂、易理解的语言来编写，力求直叙简练； 4.6.3 作业文件必须详细的覆盖以下方面： a) 要执行的操作和方法； b) 所使用的材料和设备； c) 过程活动的逻辑顺序、作用及其必要的说明； d) 所使用的准则、标准和方法，规定要达到的指标要求； e) 必须记实的记录。 4.6.4 作业文件条款以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则以小写英文字母作为区别（如本文中4.6.3中a、b、c...等条款） 4.7 作业文件的审批、使用、更改、归档和管理的要求，按《文件控制管理程序》执行。 4.8 编辑所使用的软件，统一采用word2000软件。 5 记录