木业供应业务整体操作规范.doc

木业备品备件业务整体操作规范 1、目的 为了加强备品备件业务中相关岗位的配合，更好地完成本职工作，针对NC 系统应用问题，现就本企业备品备件业务特制定本工作规范。 2、适用范围 适用于公司备品备件业务各相关单位。 3、管理要求 3.1使用单位材料员岗： 3.1.1各物资需求单位向公司仓库报请购单，并经本单位领导审批，经仓库核实相应库存后，经仓库主任签字，由使用单位材料员报主管副总审批（后勤部室需有总经理审批），于每月10日、25日分两次报至设备供应保障部，对于大修、技改所需物资还需经设备供应保障部审批方可； 3.1.2按预算结算的工程所需材料应严格按照合同及图纸审核乙方提供的材料计划，由有关负责人签字后报公司预算审计确认，最后报设备供应保障部； 3.1.3对于存货档案中不存在的存货，各单位材料员联系设备供应保障部计划员及时添加存货档案（坚决杜绝相同的存货在系统中添加多个名称），设备供应保障部计划员与业务员、仓库保管员对新增存货的类别、名称、规格型号进行确认，在确认无误后及时添加存货档案并告知； 3.1.4当天打印的出库单必须当天领用，当天没有领料时，使用单位材料员岗位必须在系统中作废当天出库单； 3.1.5出库单必须从系统中打印，手写或者改动视为无效。 3.2设备供应保障部计划员岗： 3.2.1设备供应保障部计划员在接到各单位申报的物资需求申请后，应及时在系统中做需求汇总平衡并考虑采购经济批量制定物资请购单； 3.2.2对各业务员采购计划的实际执行情况在系统中进行跟踪； 3.2.3备件到货后，需由供应商或业务员持送货清单到计划员处进行计划核对、核销及确认采购订单的录入、审核情况； 3.2.4供应部门计划员在核对计划后对到货物资进行初检，初检合格的在供货清单上加盖供货专用章后方可将货物送仓库，如尚无采购订单的则在供货清单上注明“无订单”字样。 3.3设备供应保障部采购员岗： 3.3.1设备供应保障部采购员根据设备供应保障部部长审核后的请购单及时地进行招投标、寻比价。各采购员在与供应商签订购货合同或商定价格后，结合请购单生成采购订单。凡属于标准备件的项目，必须在货到前制成采购订单并通过审核，凡属于非标备件或以重量结算的项目，必须在货到两日内制成采购订单并通过审核。对于确实无法在到货之前予以确认准确型号和结算价格的则需在货物到货后的两日内予以录入订单以便办理入库手续。 订单录入时需录入相关的合同号、详细产地，并在表体的备注栏简要说明材质、与上次采购价格出现差异的原因等信息； 3.3.2各采购员作好采购订单执行情况的检查工作，结合实际需求及时关闭相应过期或作废的订单； 3.3.3对于劳务和固定资产的入账结算，由设备供应保障部业务员在系统中通过无入库采购流程办理，即在ERP系统中录入采购订单并在系统的内容描述单元格中对发生的劳务或购入的固定资产进行详细描述，然后在系统中进行打印，并由设备供应保障部业务员、使用单位（劳务接受单位）的经办人及部门领导、设备供应保障部签字后附发票一并予以办理入账手续； 3.3.4对于存在既有合同、又有无合同进货的供应商，不允许混合录入订单、混合入库、混合开票。 3.4设备供应保障部部长岗： 设备供应保障部部长负责及时在系统中进行请购单、采购订单等单据的审核，并在系统内对相关采购计划进行安排，对业务进行指导和监督并按本规定进行考核。 3.5库管员岗： 3.5.1入库业务： 3.5.1.1仓库保管员依照审核后的采购订单、到货单、结算单在认真核对到货实物与订单中的数量、名称、规格、单位、附件及各种单证等无误后生成入库单。对无须有合格证的货物，由供货单位提供书面说明并经设备供应保障部主管部长认可后仓库即可办理入库手续；对须有合格证的备品配件而其合格证不能随货同行的，由经办业务员给仓库打欠条（经设备供应保障部部长签字且注明补办期限），由其负责补齐手续。只要符合有关手续，仓库必须及时为其办理入库手续，以便使用部门可以随时领用。 允许当批入库比订单数量少，供应商可分批送货，但总入库量不能超过订单总量。 对于采购业务中的非标件，因合同中以件、块、套、根等为数量单位，而以实际过磅重量计价的业务，按照“优质优价”的方式，实际重量与合同重量的差（指在合同规定的正负差范围内）对实际结算价格进行入库调整。 对于非标件及需书面验收的标准件等物资，每天下午下班前由供应处计划员通过邮件发至各物资需求单位授权的相关人员，各物资需求单位需在接收到邮件的5日内对相应货物进行验收(可先卸车后验收)。如验收合格的直接在验收单上签字即可；验收不合格的通过邮件反馈至供应部门计划员及相关领导；无法验收的则在验收单上注明无法验收的原因并签字。逾期不验的应当视同验收合格，由设备供应保障部部长计划员在验收单上注明“逾期未验”字样，并经设备供应保障部部长