酒店档案管理与制度.docx

金银龙大酒店档案管理制度为了规范酒店档案管理工作，保证档案的完整性及必威体育官网网址性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。一、酒店档案管理工作实行二级管理（一）一级管理为行政人事部统管酒店所有档案资料；（二）二级管理为各部门对部门内部资料进行管理（三）各级档案划分：档案级别档案内容保管时限一级档案管理酒店重要文件、会议纪要、各部门报表永久管理制度、工作总结、对外往来函件或文件；酒店星评资料、酒店活动资料及影像文件、证件原件、合同、值班日志、二级档案管理各部门台账、记录、登记、会议记录、工程及设备资料、业务合同复印件5年二、各部门档案管理由各部门文员负责管理（个别部门无文员的由部门经理指定人员负责），方便行政人事部对档案管理工作进行对接。三、档案保管。（一）行政人事部设定专存档案的档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。（二）归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便于查找，库存档案必须图物相符，帐物相符。? （三）档案要分类、分卷，保管要有条理，主次分明，存放科学。（四）根据档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。（五）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经酒店领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单永久保存。（六）严格遵守档案安全必威体育官网网址协定，做好档案及信息流失的防护工作（七）凡酒店工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续四、档案编号一级档案管理采用酒店代码+分类+年份+序号； 二级档案管理采用部门代码+分类+年份+序号；酒店代码——JYL部门代码：行政人事部——HR 财务部————A/C 前厅部————FD 市场营销部——SM 客房部————HK五、档案借阅制度（一）档案属于酒店商业机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经酒店领导批准不得借阅。（二）需要借出档案的，一级档案须经行政人事部批准，二级档案须经部门负责人批准。借阅档案，必须履行登记、签收手续。（三）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。? （四）借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。（五）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门或分管领导及时处理。