生产经营档案管理规定.docx

生产经营档案管理细则一、职责1、各分子公司主管领导负责对本单位档案工作的管理，指定兼职或专人负责档案管理工作，其主要职责包括：（1）收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；（2）档案材料的保管、查借阅、催还；（3）工程项目结束后与相关部门完成档案资料的交接。2、经营管理部本部兼职档案员负责对本部相关经营管理工作档案资料进行收集、整理。3、经营管理部负责对各分子公司档案工作进行督察和指导。二、归档范围（一）经营管理部1、国家有关生产经营方面的法律法规、标准规范、上级主管部门文件、批复、会议资料等；2、公司生产经营组织机构情况，安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录；3、生产经营相关文件制度、统计局发文、每季度、年度统计数据、工作计划、工作总结、报告等；4、仓库盘底记录、供应商评价信息及信息档案等物资资料；5、定期组织安全生产检查的检查记录及事故隐患排查整改情况，月度生产经营例会简报及会议记录，顾客满意度调查记录、经营管理及安全生产培训记录等；6、计算机、网络、设备及相关配置信息资料；7、部门相关四标文件资料；（二）各分子公司1、三十万以上工程项目或独立核算工程项目资料；2、固定资产安装、使用、维护说明书，开箱资料。三、档案管理要求1、在各项管理活动中形成的文件材料，由各职能部门兼职档案员负责收集、积累和整理，于每季度季度末提交档案移交清单（电子版及纸质盖章版各一份）至经营管理部。2、在生产（施工）活动中形成的文件材料，由项目负责人或项目资料员负责收集、整理、归档；工程项目资料，以项目为单位，分别立卷，一项目一卷，各类不同项目为一大类，并按要求填写文件、档案目录表。3、在移交各类归档文件时，交接双方应当按照《卷内目录》（附件1）所列内容逐项交接,交接时填写档案移交清单，双方经办人签名或盖章完成移交。4、收集时间及职责部门4.1丰源经营管理部丰源经营管理部各项管理工作中形成的收、发文，上级主管部门文件、批复、培训学习材料，由部门兼职档案员收集、整理，每卷设《文件、档案目录表》，负责人审定后于次年三月份之前移交丰源综合部；4.2 各分子公司（1）设计、施工以及竣工验收等工程技术档案，在工程竣工验收后7天内，由技术工程部负责移交。（2）新购设备仪器固定资产等资料由各分子公司相关工作人员收集整理归档，安装调试资料在工程竣工验收后7天内归档；（3）工程结算资料在工程付款结算前进行归档,未进行归档的工程项目不得进行付款结算，由相关部门负责归档移交。5文件资料的归档要求、整理、管理工作5.1对档案资料进行分类、组卷，按统一规格整理、装订、编号、填写卷内目录；5.2 归档文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容；5.3 归档文件材料必须符合文件格式，书写材料必须符合规定，使用碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用铅笔和圆珠笔； 5.4归档文件材料要求字迹清楚，线条清晰，加盖公章。5.5 归档文件必须保持成套性和完整性；6保管工作6.1集中统一保管，做好必威体育官网网址工作，维护档案的完整与安全，最大限度延长其使用寿命；6.2做好“十防”（防火、防盗、防潮、防晒、防虫、防鼠、防光、防霉、防尘、防有害气体）；7统计工作7.1做好档案资料收集、立卷的数量统计，完整准确情况统计，利用情况统计及其他数据统计。7.2 档案员要做好日常工作记录，要求准确、及时。8利用工作8.1对享有专利权和机密级的档案材料，不得对外开放； 8.2 本单位来人查阅档案，按照公司档案管理规定，填写文件、档案借阅登记表，由部门负责人签字批准；外单位来人查阅档案，须凭《单位介绍信》，由档案员按照公司有关规定办理查档手续；为利用者提供快速、便捷档案信息服务，搞好借阅、复制、交流咨询服务等工作。附件1《卷内目录》工程项目归档目录项目编号： 移交人：接收人： 归档日期：序号文件名称页码备注1预算2图纸3施工合同4分包合同5设计变更6审批表（项目审批表、施工组织设计审批表）7财评表8协议、洽商、联系函9竣工资料10结算书11其它抢修、维修项目归档目录项目编号： 移交人：接收人： 归档日期：序号文件名称页码备注1合同2施工方案3竣工图4开工报告5材料、机械进场报告6材料合格证、出厂证明、检验报告7检验、试验报告8隐蔽工程检验报告9技术变更单10特殊工种操作证11竣工报告12竣工验收报告13洽商记录