用PowerPoint演示动态数据透视图.doc

用PowerPoint演示动态数据透视图 市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在Excel工作簿中，如图1所示。为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的小孙整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中。这一过程耗费了很多时间。尽管小孙知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。 图1 存放在Excel工作簿中的原始数据 其实，可以在PowerPoint中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。为了能实现这样的功能，首先需要在Excel工作表中，选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按【Enter】键确认。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令，显示“控件工具箱”工具栏，如图2所示。在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮，显示更多控件。选择“Microsoft Office Chart 11.0”，这是一个数据透视图控件（如果选择“Microsoft Office PivotTable 11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）。 图2 选择“其他控件”中的内容 在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择【Microsoft Office Chart 11.0对象】|【命令和选项】命令，如图3所示。这时将显示对话框，如图4所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。 图3 画出控件并设置控件 图4 设置可显示和查看的内容 设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择【Microsoft Office Chart 11.0对象】|【编辑】命令，如图3所示。这时将显示对话框，如图5所示。在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。 图5 选择数据来源 单击【连接】按钮，显示“数据明细”设置，如图6所示。 图6 数据明细 单击【编辑】按钮，显示“选取数据源”对话框，如图7所示。 图7 选取或新建数据源 第一次设置数据源时，需单击【新建源】按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）。单击【新建源】按钮后，显示“数据连接向导”对话框，如图8所示。 图8 选择数据源类型 选择“ODBC DSN”，并单击【下一步】按钮。显示连接ODBC数据源设置，如图9所示。 图9 选择ODBC数据源 选择“Excel Files”，并单击【下一步】按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件，如图10所示。 图10 选择Excel工作簿文件 单击【确定】后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域。 图11 选择工作簿中的名称 单击【下一步】按钮，为数据源起名并保存数据源文件，如图12所示。 图12 为数据源起名并保存数据源文件 单击【完成】按钮，返回到如图7所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击【打开】按钮，即可返回到如图6所示的对话框中。在如图6所示的对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型，如图13所示。本例选择柱形图中的“簇状柱形图”。 图13 选择图表类型 至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。在如图13所示中单击对话框右上角的“关闭”按钮，结束设置。 令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表，如图14所示。 图14 显示字段列表 现在，可以像在Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。 以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。 在如图14所示的图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄”字段进行统计计算。得到的图表如图15所示。 图15 添加分析字段后的数据透视图 这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。 首先，图表中的计算应该用“