行政事务部工作管理手册汇编.docVIP

方 行政事务部工作管理手册 2010年8月 目 录 第一章 总则 4 一、制定管理手册的目的 4 二、行政事务部的职责范围 4 第二章 部门结构 5 一、部门岗位职责图 5 二、岗位职责描述 6 第三章 工作管理规程 7 一、行政管理 7 1、考勤制度 7 2、加班制度 7 3、请假制度 7 4、例会制度 7 二、业务管理 7 1、受理电话规范 7 2、发送电话规范 8 3、通话的基本要求 8 4、总机的管理制度 8 5、来宾接待须知 9 6、前台接待处配备： 9 7、办公用品的购发 9 8、礼品 10 9、名片管理办法 10 10、证照的管理 11 11、印鉴的管理 11 12、员工胸卡的管理办法 11 13、钥匙管理规定 12 14、书刊管理办法 12 15、安全保卫工作条例 12 16、司机管理规定： 13 17、车辆管理办法 14 18、会议规则与管理 15 三、员工考核管理制度 18 1、考核目的 18 2、考核时间 18 3、考核内容 18 4、考核形式和办法 19 5、考核程序 19 6、特殊考核 20 7、考核结果及效力 20 第一章 总则 一、制定管理手册的目的 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、流程化、提高办事效率，我们在公司管理手册基础上结合本部门的工作特点制定《行政事务部管理手册》。 二、行政事务部的职责范围 行政事务部的主要职责范围包括： 后勤服务的全方位保障 印鉴管理 安全保卫管理 有关证件的办理与保管 公司活动的组织 第二章 部门结构 一、部门岗位职责图 总 接 公 信 用 文 设 行 车 车 机 待 司 件 品 件 备 政 辆 辆 的 来 考 收 管 管 维 事 的 的 接 客 勤 发 理 理 护 项 使 费 听 养 用 修 预 算 二、岗位职责描述 参照公司《岗位说明书》第三章 工作管理规程 一、行政管理 考勤制度 参照公司相关制度 2、加班制度 参照公司相关制度 3、请假制度 参照公司相关制度 4、例会制度 第一条 为了能及时总结本部门阶段性工作情况，调整和部署下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现员工的有效沟通，我部门实行每周例会制度。例会可邀请其他部门有关人员列席参加。 在周例会上所做出的任何决定，员工都要坚决执行，贯彻落实。 所有员工（特殊情况除外）都必须准时参加每周的例会，否则按旷工处理。 二、业务管理 1、受理电话规范 电话铃声一响，应迅速接听。 总机在接听电话时要迅速，并用亲切的口吻说：“您好！，***”； 若分机占线，应对来电者说：“对不起，分机占线，请稍后再拨。”； 若对方电话不清晰，应说：“对不起，麻烦您再讲一遍”。若来电者口气不佳或粗言粗语，都应和气应答； 在受理电话时，要认真听取对方谈话，必要时应做好详细记录； 在结束通话前，道“谢谢，再见！”。 2、发送电话规范 在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿； 电话接通后，应通报自己单位、姓名，如“您好，我是某公司***部***。请求对方找受话人； 需要对方记录时，在叙述事由前提醒对方做好记录准备； 对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。 3、通话的基本要求 语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自己“我在代表公司讲话，这是公司形象的一部分。”所以用电话时，一定要注意使用文明礼貌语言，例如：您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。在讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓？应当怎样称呼您？”； 发音要清楚，语言要准确。通话应使用期普通话，切忌夹杂方言土语； 内容要扼要，重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意，使对方能抓住中心； 按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自己的权限，不可怕麻烦，就拒绝或随口答应，应向对方说明情况，特向领导请示后再答复对方。 4、总机的管理制度 总机人员应注意衣着、态度； 总机在工作时间必须有人值班，总机文秘有事外出，必