ODPS公文处理系统领导版教程.doc

ODPS公文处理系统领导版教程 第一部分 进入《公文处理系统》 打开计算机，进入WINDOWS 9X系统，依次单击“开始”→“程序” →“办公自动化” →“公文处理”命令。（见图一） 在进入公文处理系统主控操作屏幕之前，您将首先面对一个登录屏幕。该屏幕主要用于验证您作为公文处理系统用户的合法性。（见图二）依次输入您在本系统中注册的用户号及口令，按“确认”钮，系统在确定您为该系统的合法用户后将启动公文处理系统，否则系统将提示登录失败信息，并要求您再次输入正确的用户号及口令。按“取消”钮将放弃本次的登录操作。 第二部分 认识操作对象 信箱：即邮箱，是文件流转的枢纽，其作用与通常意义下的信箱的作用基本相同，既可用于接收信件或信息，也可作为信件传递过程中的转发站。信箱中的信息是在接收文件时由系统自动生成的，一条信息对应一个文件或一条消息。信箱中的内容不受地点与计算机 的限制，即在网络环境内，只要您用自己的用户名和口令进行注册，那么，无论您身在何处都可以通过任何一台计算机查看您自己信箱中的文件内容并进行相关处理。每个系统用户均拥有自己的个人信箱，具有文件分办权的用户（主要是指各科室的文秘人员）还拥有一个部门信箱。对部门信箱中的文件还可以通过“登记”功能在相关登记簿中予以登记。 个人文件夹：文件夹是为便于组织与管理个人文件而使用的一种文件组织方式。在公文处理系统中，个人文件夹的作用仅局限于存放由个人起草的公文原稿等。文件夹中的文件在正式提交之前存放在起草该文件的那台计算机上。 第三部分 收文处理 收文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一。在《公文处理系统》软件中，收文处理功能主要用于处理各类收文文件，包括：收文登记、分送、拟办、批办、注办、催查办等。对一般人员只需掌握如何查看文件内容，如何将文件转送出去和如何填写文件办理经过和结果（即注办）即可。 批办，是机关或部门领导对公文的办理所做的文字指示或提示性意见。批办的内容包括对拟办意见的认可、提出办理公文的具体要求，如紧急公文，应批注完成时间;需必威体育官网网址的公文，应批注传达的范围等。公文批办应签署姓名及日期。 一、查看文件内容包括查看收文处理签、正文附件和领导批示的内容等。查看文件内容的操作步骤如下: 1、在信箱的文件清单中选定要查看的文件，并按【阅文】钮，系统进入收文屏幕;（见图三） 2、用鼠标单击屏幕上方的‘收文处理签标签查看收文处理签的有关内容，包括收文文件的信息、拟办意见和办文经过等;（见图四） 3、用鼠标单击屏幕上方的‘正文、附件标签，按【阅览】钮查看文件证文及附件的内容，此时文件只限于查看，不能修改、编辑、批注等。若要查看的文件为扫描文件，则系统打开扫描文件阅览屏幕供用户阅览。（见图五） 4、用鼠标单击屏幕上方的 ‘领导批示’标签查看领导的有关批示。用鼠标单击屏幕右端签批人列表中的签批人姓名，即可查看选定的签批人的批示内容。（见图六） 执行批示时，请先用鼠标在批示人列表下方的空白区域内单击以插入一条新批示，然后在批示内容区域内输入批示意见、建议等; 将光标定位到标有”签名”的输入域内，并输入您的签字密码并按回车，此时您的名字将会在屏幕左边的”批示人列表”区域内出现; 注意：若本次意见没有签批完，可暂时不签名，按【确认】钮退出，系统将保存本次签批的内容，并允许下次进行 ‘批办’处理时继续签批。只有当签批人正式签名后，其姓名才会在签批人列表中出现，这时签批人的任何签批意见都将作为一条新意见存在。 5、按【确认】或【取消】钮，退出收文屏幕，完成查看文件操作。 二、将文件转送出去：文件查看完毕后，还需要将文件转送出去以便别人阅读。在打开的信箱中选择要分送的文件，选择【收文】菜单中的【分送】命令，或用鼠标单击屏幕上的【转交】按钮，系统将打开文件传递屏幕完成文分送。（见图七） 第四部分 发文处理 发文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一。在《公文处理系统》软件中，发文处理功能主要用于处理各类发文文件，包括:拟稿、改稿、审批、审核、会签、签发、登记、分送 (送审、送内部会签)、送外部会签、登记外部会签结果、发文编号、排版、校对等。对领导只需掌握如何起草、修改公文文件、如何将起草的公文稿件送出去和如何审批、会签、签发公文文件即可。 一、起草公文稿件。即拟稿，是发文处理的首要环节，对创造优质的公文起着十分直接和重要的作用。 起草公文稿的操作步骤如下： 1、打开文件夹(因为拟稿人所拟文件存放在个人文件夹中)； 2、按[新建]钮，系统打开公文种类选择屏幕; 3、选择适当的公文文种(鼠标单击)，按【确认】钮，系统将打开与所选类型相对应的文头纸屏幕; 4、填写文头纸，包括密级、缓急、发文字号的发文类型部分(即发文字)、文件标题、主题词、会签单位、主送单位、抄送单位等，其它的如审批、审核、会