合理安排工作.ppt

合理安排工作出于恰当的原因工作说明 对你的工作和期望你是否有清楚的认识？如果没有，那么，你 是如何知晓应该在什么事情上花费时间？ 工作说明能帮助你提高时间的利用率，其方式为： 集中精力于目标和优先考虑的事情之上 避免重复“投资”精力 工作说明： 在下列方面工作人员应与经理达成共识： ——什么是个人的工作 ——希望他们达到什么 ——在哪里或如何涉及其他工作 反映个人和他们工作变化的持续过程，从可以确定的目标出发 合理安排工作出于恰当的原因工作意图 问问你自己——我的工作目的是什么？ 还有：我该如何达到目的？ 范例： 最终目的 通过在某个有利可图的领域内发展现存的和新的业务来盈利。 尽量用一个简短的句子来概括它。 合理安排工作出于恰当的原因确定关键部分 关键部分就是主要部分，在这里我们可以集中时间和精力以达到所有 的目的。问问你自己——我可以把自己的工作分成哪几个部分？ 如：人员管理、财政、项目、计划、调查研究、训练、消费者等等。 关键部分 合理安排工作出于恰当的原因确定合理性 各项工作 · 与每一个关键部分都有关 · 是从每一个关键部分中形成的合理/行之有效的部分，如： 关键部分 各项工作 合理安排工作出于恰当的原因工作说明——总结 最终目的 关键部分 各项工作 合理安排工作在恰当的时刻确定优先顺序 需要做出的决策 · 处理工作的顺序 · 每项工作所分配的时间 常见的错误 · 没有分清迫在眉睫的任务和重要任务的区别 · 一直做你想做的事——忙于“救火”却忘了“防火” 迫在眉睫的工作 · 并不是总有最高的回报率 · 得到的优先顺序通常高于重要的工作 · 通常是没有计划的 重要的工作 · 可以帮助你达到最终目标（见工作说明） 合理安排工作在恰当的时刻帕累托（80/20定律） 这就是说： · 你所做的20%的事情产生80%的成效 · 你所花费时间的80%只有20%的效果 在合理安排工作中运用帕累托定律。 合理安排工作在恰当的时刻处理突发事件 · 突发事件每时每刻都有可能发生，它将会影响你已计划去做的事情 · 每当你有事要做的时候，问一问： ——它符合下面矩阵中的哪一块？ ——对你计划要做的事有什么影响？ 合理安排工作以恰当的方式如何确定优先顺序 · 利用工作说明来协调优先顺序和各种目标 · 从截止日期算起，开始倒计时工作，确定达到成功的关键步骤 · 在它们限定的时间范围内，把它们转变成行动 · 计划应确定什么该做，由谁来做以及何时去做 · 发生变化时，不要完全推翻计划 · 制定计划是一项在我们人生旅途中常常要经历的智力过程；然而，不要忽视那些许多制定计划的方法手段，从简单的列目录到写日记和电脑系统 · 不要忘记计划通常是可以改变的；然而…… 合理安排工作以恰当的方式如何去自我组织 · 给自己制定一个一周工作安排 ——给主要工作预留充足的时间 ——一份涵盖全面的图表，使你可以根据需要改变工作安排（以消除那 些无所事事的日子） · 把它们制成一份日常“必做”列表——把任务分成“紧急的”和“重要的”，并给它们确定俦顺序 · 必须是现实的——一天中你只能做这么多 · 一天中时时对照列表 · 问“为什么是我，别人也可以这么做吗？” · 把相关工作结合在一起以集中精力 · 每天做关键的工作——以回报率而不是以紧迫性为准 合理安排工作以恰当的方式工作日记制度 · 大多数成功的人士都有一套管理时间的系统方法 一旦写工作日记成为一种时尚趋势，就不应应弃。它们确实有实际的益 处，诸如： · 一种记录 ——你计划要做的事 ——你已完成的事 · 一个信息和参考的来源 · 一条把握生命和行动的途径 · 一个对健忘者的提示 合理安排工作以恰当的方式工作日记制度 许多行之有效的工作日记制度，一般都包括以下部分： ——把袖珍日记去芜存精，主要包括约定记录 ——形成的一套时间管理系统，通常包括一系列管理方案的技巧 ——掌上电子记事本 ——分析和计划时间的软件包