如何把会议开得有效率.ppt

高效会议管理培训之如何把会议开得有效率？ 课程目标 了解会议的常见步骤，组织、主持、参与会议 了解会议沟通的关键技巧与关键问题处理 了解会议管理及沟通的常用方法与相关工具模板 了解会议管理与沟通的最佳实践 日程及时间安排 Part II 会议步骤、内容及练习 14:00-14:50 日程 Part II 会议步骤、内容及练习 算算看，你有多少时间在开会？ 盘点你的会议成本，看一下正常情况下你一周内会： 开几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会Delay多少工作？ 会议的定义 商业会议由若干人参加，他们聚到一 起是为了解决问题或作出决定。 会议的种类与性质 为什么要开会？ 开会的常见原因： 资讯传达与监督员工 达成决议与解决问题 开发创意 激励士气 巩固主管地位 为什么要开会？开这么多会？ 现代企业面对更为激烈的竞争，需要市场导向，随时开会决定与调整行动方针 一家公司的开会效率与执行力，决定了该公司的竞争力 企业压力大，员工压力也大，工作时间也长，为什么要开这么多的会？ 开会也可以赚钱 日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日元成本 未来三年预计还可省下三百亿日元 所以有效开会，稳赚不赔 精准计算会议成本： 会议成本=人数x 时间 x 薪资单价 会议报酬率=会议成本：会议效益 算一算我们今天的会议直接成本 计算我们今天的会议直接成本 某高科技公司之会议开销 会议的利弊 正确认识会议 许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会” 许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果 其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。事实证明，有效地开会是可以学会的！ 日程 Part II 会议步骤、内容及练习 会议的五大步骤及其内容 会议练习 准备10分钟 实战20分钟 总结10分钟 会议成功与失误讨论 日程 Part II 会议步骤、内容及练习 会议准备阶段各角色的责任与义务 高效率会议准备技巧 有效会议准备的5W1P： WHY ——为何召开、目标是什么？ WHAT ——什么内容？ WHO ——何人参加？ WHEN ——何时召开？ WHERE ——何处召开？ PREAPRING ——如何准备？ 高效会议准备技巧——为何召开？及会议目标？ 会议目的 信息共享 增强承诺 信息传播 解决问题和做决策 什么内容？ 高效会议准备技巧——何人参加？ 会议规模（3M例子） 解决问题和做决策： 5人 问题识别或鼓励创意： 10人 相互研讨和培训会： 15人 信息发布会： 30人 正式的发表或汇报会： 不限 高效会议准备技巧——何时召开？ 高效会议准备技巧——何处参加？ 会议地点 您的办公室 下级的办公室 单位会议室 外面的会议室 会议中心 城外的会议场所 一对一会议 大型会议 高效会议准备技巧——如何准备？ 会前6项准备： 先决定会议希望达成的结果 想想会议是否有必要召开 邀请适当的人员出席 准备背景资料 设定会议纲领及时间表 预先设想可能的冲突 高效会议准备技巧——其他 将会议所需资料提前发给与会人员 参会人员时间确认，及会前的再确认 准备各种可能的风险与例外 准备会后的落实问题 典型的会议准备——问题及其处理技巧讨论 典型的会议准备——问题及其处理策略 开会阶段各角色的责任与义务 会议主持人的九大技巧 营造和谐气氛 照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者厘清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 掌握会议节奏和控制会议 与会人员的十大关键 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰，陈述有力 一针见血 音量适当 解释方式让人易于接受 说话要自信 在要点处可稍加大音量 注意倾听 一个会议中最重要的三件大事是什么？ 一个会议中最重要的三件事是什么？ 会议效率 ——时间 形成决议 ——达成预定目标或修改目标、