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客服热线工作流程
客服热线工作流程
编制:
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批准:
版本变更记录
流程编号: 流程名称: 流程拥有者: 版本号 日期 变更说明(变更原因、变更关键点) 编制 审核 批准
目 录
1 目的 4
2 适用范围 4
2.1 组织范围 4
2.2 业务范围 4
3 术语和定义 4
4 触发条件 4
5 流程成功标准 5
6 关键控制点 5
7 涉及的岗位/角色职责: 5
7.1 营业部经理/副经理的职责 5
7.2 营业所所长的职责 5
7.3 前台客服的职责 5
7.4 业务人员职责(表务班长) 6
8 工作流程 6
8.1 流程图(参见附录) 6
8.2 流程主要活动描述 6
9 附录 7
9.1 流程中涉及的相关支撑表单与文档 7
9.2 流程图 7
1 目的
为规范客服热线工作管理,明确各有关人员及部门在客服热线工作流程中的职责,大力提升客服中心服务形象。
2 适用范围
2.1 组织范围
广州南沙粤海水务有限公司
2.2 业务范围
①咨询业务
②查询业务
③投诉处理
④报漏处理
⑤处理结果记录
术语和定义
①咨询业务:用户通过电话热线对业务办理、用水价格、相关供水知识及政策法规进行了解。
②查询业务:用户通过电话热线对水费、业务办理情况等进行及时了解。
③投诉处理: 用户通过电话热线对供水服务存在的不足进行反映或投诉。
④报漏处理:群众、用户通过电话热线对我司管辖区域内的管网报漏进行报知。
⑤处理结果记录:对用户、群众的投诉及报漏,客服热线人员及时将相关情况转告相关部门及人员进行处理,并做好事件的跟踪工作,做好事件的处理结果记录,必要时进行电话回复、回访。
4 触发条件
客服人员接听客服热线。
5 流程成功标准
“三来”处理客户满意度≥95%;
“三来”处理率100%。
问题处理及时率100%
6 关键控制点
客服热线代表对供水服务板块的业务制度、知识、流程要扎实;
客服热线代表坚持对客户的回答使用礼貌用语,做好必要的事件记录;
相关人员、部门根据自己的职责,迅速对事件作出反应。
7 涉及的岗位/角色职责:
7.1 营业部负责人的职责
开展好客服热线工作,除特殊情况外,每周周五对客服热线工作进行检查,查阅相关的事件处理记录,根据热线反映较多的问题,督促部门内部及协调部门间的工作,不断优化客服热线工作。
7.2相关职能部门的职责
相关职能部门主要包括:营业部及营业所、生产技术部、水厂、工程部。根据各自的职能,安排人员做好与客服热线对接工作,使用户、群众反映的问题(投诉、报漏等)及时得到响应、处理,同时将处理结果或意见反馈回客服热线代表。
7.3 客服热线代表的职责
严格遵守客服管理相关制度内容,耐心、礼貌接听每个来电,熟悉供水服务的业务知识、办事流程及政策法规;
能即时回复的来电咨询、查询,即时回复;来电报漏、投诉及未能即时回复的咨询、查询,耐心接听,做好事件的来电记录,及时反映情况到相关部门并做好跟踪工作,事件处理完毕后回复来电人员。
除特殊情况外,每周周五提交本周来电记录情况与部门负责人查阅,并汇报本周工作的开展情况。
8 工作流程
8.1 流程图(参见附录)
8.2 流程主要活动描述
流程阶段 活 动 描 述 时限 接听 保证客服热线24小时有人接听、及时接听并坚持使用礼貌用语。 处理 1、能即时回复的咨询、查询业务,当即回复; 2、未能即时回复的咨询、查询业务做好记录,及时咨询相关公司职能部门。 3、接到报漏来电后,详细记录报漏人员联系电话、具体报漏地点等有关信息,DN150(含)以下的通知营业所相关人员跟进,DN150以上的通知工程部跟进。同时做好事件的跟踪工作,了解因抢修影响的供水范围,估计完成时间, 4、接到投诉来电后,耐心接听,能当即解释的,当即解释;不能当即解释的,做好详细记录,将事件转达相关职能部门进行处理。 回复 未能即时回复的来电事件,热线代表做好记录,并转达到相关职能部门处理,同时做好跟踪工作,及时将处理结果回复来电人员。 事件记录 主要针对报漏、有效投诉和未能即时答复的咨询、查询的事件,对整个过程进行完整的跟踪。
9 附录
9.1 流程中涉及的相关支撑表单与文档
1)《用户资料变更申请表》
2)《计量仪表报停、销户及恢复用水申请表》
9.2 流程图
广 东 粤 港 供 水 有 限 公 司
GD YUE GANG WATER SUPPLY LIMITED
流程名称: 流程文件模板
编 写 人: 版 本: V1.0 编写时间: 2010-06-01 页 码: 第1 页/共7页
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