余干县财政局电子档案归档备份管理制度.docVIP

余干县财政局电子档案归档备份管理制度 总 则 第一条 为加强我局的电子档案管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》和有关法规、行政规章特制定本制度。 第二条 本制度适用于我局（含下属事业单位）机关各股室的电子档案管理，乡镇财政所参照执行。 第三条 基本术语解释 （一）电子档案：是指利用计算机技术形成，具有保存和利用价值的归档电子文件。 （二）电子档案的归档备份：电子档案保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管，使该电子档案能供有关部门有效利用和处理的过程。 （三）电子档案的载体类型目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。 ?第二章 管理制度和职责? 第四条 在电子档案的形成和归档备份过程中应明确职责，责任到人。电子档案的承办、运转、整理和原始档备份等工作，由承办股室负责；电子档案的归档备份等工作，由信息中心负责。 第五条 各股室应定期将具有重要凭证性、依据性、参考性的电子档案制作脱机备份，实行纸质版本与电子档案同时备份保管的双套制管理。并加强内部监督管理，确保本股室形成的电子档案的真实性、安全性和完整性。 第六条 信息中心要配置专用的电脑设备，建立相应的工作制度和备份服务器，专人（归档备份管理员）负责牵头做好电子档案的归档备份工作。 第三章 归档备份范围和保管期限? 第七条 各股室需按照有关规定进行归档备份的电子档案具体主要有：（一）预决算有关数据及基础资料；（二）指标管理表格及基础资料；（三）会计核算和会计报表数据及应用软件、参数等；（四）工作总结、报告、汇报材料等；（五）其他电子档案资料。 第八条 归档备份电子档案的保管期限参照其纸质档案的保管期限执行。? 第四章 归档备份要求和过程 第九条 电子档案归档备份的基本要求是：（一）电子档案归档备份操作由承办股室具体经办人和信息中心归档备份管理员共同完成。办理完毕，承办股室具体经办人和信息中心归档备份管理员均应在《电子档案归档备份保管情况表》（见附件一）上签字以示负责。 （二）电子档案归档备份前，各承办股室应检查本股室电子档案的真实性、安全性和完整性，做到归档及时、数据完整、内容准确、手续清楚。 （三）信息中心要做好电子档案归档备份前的监督、指导工作以及归档备份后的统一编目、保管和开发利用。对归档备份的电子档案要注明标识，并设定查询该电子档案的权限。 第十条 归档备份工作过程 （一）电子档案的形成股室在每年元月一日至六月底前将上年度办理完毕的属归档备份范围的电子档案向信息中心归档备份，并填制《电子档案归档备份保管情况表》一式两份送信息中心。 （二）信息中心应使用瑞星杀毒、金山毒霸等杀毒软件检查各股室送交的电子档案，确保归档备份电子档案干净、无毒。凡检验不合格的，由承办股室负责重新制作。 （三）信息中心对检查合格的电子档案进行分类、在备份服务器上建立树形目录结构，树形目录结构暂定为：电子档案/年度/股室/预决算有关数据及基础资料or指标管理表格及基础资料or会计核算和会计报表数据及应用软件、参数等or工作总结、报告、汇报材料等or其他电子档案资料/档案名称/。 （四）归档的电子档案要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、承办股室、所属年度、档案名称、主要内容、归档备份时间及位置、密级、保管期限、简要操作说明等著录内容。归档电子档案的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 ? 第五章 保管、提供利用? 第十一条 归档备份的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于30%，发现问题要及时补救。 第十二条 电子档案的查阅利用应注意以下事项：（一）承办股室需要查阅利用本股室归档备份的电子档案时，需报分管领导批准，查阅利用时要使用电子档案的复制件。（二）查阅应在许可范围，并遵守必威体育官网网址规定。（三）信息中心归档备份管理员需在旁陪同。 第十三条 销毁电子档案，需经局长批准，由承办股室编制销毁清册后实施销毁。 第六章 附 则? 第十四条 本制度由余干县财政局负责解释。 第十五条 如国家或省有明确规定的，以国家或省规定为准。 第十六条 本制度自公布之日起执行。 1