湖南省公务礼品档案管理规范1108.doc

湖南省公务礼品档案管理规范（试行） 1．主题及适用范围 本规范规定了公务礼品档案的定义及收集、保管、利用的管理方法。本规范适用于本行政区域内的机关，人民团体、企事业单位、社会组织可参照执行。 2．引用规范性文件 GB/T3792.5—85档案著录规则 GB/T13968-92档案交接文据格式 DA/T15—95磁性载体档案管理与保护规范 GB/T 11821—2002 照片档案管理规范 湖南省省级领导公务礼品管理办法（试行） 3．术语 3.1公务礼品 党政机关、人民团体、企事业单位和单位领导同志在公务活动中接受的具有职务性的礼品和纪念品。 3.2 公务礼品档案 能对公务活动起到印证作用，具有政治性、纪念性、艺术性，有保存价值，经过系统整理的公务礼品实物及其附件、文字说明材料，如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、雕塑、徽章、古董、字画、邮票、音像制品、领导同志签字题词等。 公务礼品档案具有直观性和多样性的特点，包含极大的社会价值，与文书档案共同形成了社会公务活动的记录链，发挥着其他档案不可替代的凭证、情报和参考作用，是国家档案资源的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富。 4．职责 各单位应重视对公务礼品档案的管理，加强领导，将公务礼品档案纳入本单位档案体系，统一管理。礼品的受赠部门或个人对受赠的公务礼品具有暂管的义务，并应配合做好公务礼品档案的归档工作，不能据为己有。各单位必须明确本单位公务礼品管理部门，可指定单位档案部门作为本单位公务礼品管理部门，对外交往、交流较多的，如各级党委办公厅（室）、人大办公厅（室）、政府办公厅（室）、政协办公厅（室），外事办等单位，也可指定一个所属其他相关单位具体负责公务礼品的管理。公务礼品管理部门应做好本单位公务礼品的收集、归档、保管和移交工作，未被指定为本单位公务礼品档案保管部门的档案室也应加强业务指导和服务，配合做好移交工作。国家档案行政管理部门应对本行政区域内公务礼品档案的管理进行监督指导。各级国家综合档案馆是公务礼品档案的永久保存基地，必须积极主动做好公务礼品档案的接收、管理和利用工作。 5．归档和不归档的范围 5.1 归档范围 5.1.1 外国领导人或者国家机构、国际组织、以及著名外国友人来本地区或本单位参观访问赠送的礼品、纪念品或签字品； 5.1.2 国际组织在本地区或本单位召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品； 5.1.3 有关国家机关、党委或政府、团体组织在本地区或本单位召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品； 5.1.4 本单位组团出国（境）参观访问接受的集体礼品或纪念品； 5.1.5 本单位在国内公务活动中接受的集体礼品或纪念品； 5.1.6 本单位举行重大活动、召开重要会议接受外地外机关赠送的礼品或纪念品； 5.1.7其他应当列为公务礼品档案的礼品或纪念品。 5.2 不归档范围 5.2.1专业用品、设备器材以及具有科研价值的礼品； 5.2.2 食品类、动植物类等不宜长期保管的礼品。 6．归档工作要求 6.1各单位公务礼品管理部门必须明确公务礼品档案的负责人，负责本单位公务礼品的收集、归档及移交工作。 6.2归档时间 应归档的公务礼品应在公务活动结束后，由受赠人或承办人立即向本单位公务礼品管理部门归档。由于特殊原因，确需在有关部门暂时保管的，也应先办理归档手续后，再办理借用手续。 6.3归档时双方应办理交接签字手续，认真填写《公务礼品归档信息表》（附件1），做到一物一表，此表应在两联中间加盖公务礼品管理部门骑缝章。《公务礼品归档回执》由移交单位或个人作为移交凭证保管。《公务礼品归档信息表》由公务礼品管理部门在该公务礼品向国家综合档案馆移交后，向单位档案管理部门归档。此表的整理以年度为单位，按流水号顺序排列。 6.4归档的公务礼品应保持整洁、无破损，任何部门、个人不得占为己有、损坏或转赠。 6.5各单位公务礼品管理部门应对归档的公务礼品进行检查，确保公务礼品符合归档要求，发现问题，应在采取补救措施后再行归档。 7．公务礼品档案的移交 7.1各级国家综合档案馆是公务礼品档案永久保存基地，凡列入同级国家综合档案馆进馆范围的立档单位，所形成的公务礼品档案都应移交同级国家综合档案馆。 7.2公务礼品档案的移交遵循“即时移交，整理后移”的原则，各单位公务礼品管理部门应在公务礼品归档后立即通知同级国家综合档案馆，档案馆在接到通知3个工作日内进行接收。 7.3各级国家综合档案馆应派2人以上赴移交单位接收公务礼品档案。 7.4对于那些由于体积较大等原因不适合接收进馆或者对于移交单位有特殊作用需要暂时在移交单位留存的公务礼品档案，也应先办理移交进馆的手续，再办理借用手续。 7.5移交时，双方应清点后办理严格的交接签字手续，填写《公务礼品档案移交文据》（附件2）。移交文据一式两