第三章会展项目管理课程讲座.ppt

第三章 会展项目管理 第一节 概述 一、项目管理 1、项目 一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。 独特性 一次性 多目标属性 生命周期属性 相互依赖性 冲突属性 2、项目管理 在特定的组织环境中，为有效实现项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。 启动 计划 执行 控制 收尾 二、会展项目管理 1、会展项目 以会展活动为管理对象的新型项目形式。 会议洽谈型 科技展示型、产品交易型、综合博览型 服务目标性 项目关联性 客户广泛性 2、会展项目管理 会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。 会展项目管理的过程 第二节 会议项目管理 一、会前管理 1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过程。 （1）策划委员会 一个对会议负有某些责任的团队，通常由组办组织内部成员构成。 制定目标 确定人选 运作程序 （2）会议市场调查 市场环境分析：宏观（经济、技术、政治法律、社会文化）和微观（机构内部、目标客户、服务商、社会公众） 目标市场需求分析 公司与协会会议的差异 （3）策划方案 会议主题：宁简勿繁，可加副标题 会议规模：以参会总人数为主要依据 会议时间和议程 会议地点 需注意问题 会议时间 包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素 议程： 一次会议所要讨论的问题及进展程序 举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等 会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等 选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间 2、会议预算 （1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算 （2）预算内容 交通费：往返交通、会中交通费 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等 杂费 视听设备 住宿费 餐饮费 餐费 早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目： 上海国际会议中心会议08年包价 1、全天会议室租金：免费提供会议布置及会议用品（矿泉水、纸、笔、糖果、签到台、讲台及免费鲜花布置） 2、上、下午各一次茶歇：（咖啡、红茶、2种糕点、水果）???? 3、中西自助午餐或盒式套餐（含软饮一杯，可乐、雪碧或果汁）???? 4、基本会议及视听设备（多媒体投影仪及屏幕、话筒（有线、无线各2支）、白板、挂纸板、笔、激光笔） 5、提供免费停车位（2~10 个，根据会议人数而定）???? 6、专业服务人员随时提供服务 上述包价最低保证人数 20 人起；会议包价上海厅、国际厅、华夏厅不适用；长江、世纪、浦江、黄河厅会议包价120人起；明珠厅 150人起。价格有效期: 2008年3月4日-2008年12月31日 备注：有10间客房以上需求的会议可享受此特别优惠价；??????若无客房需求，会议包价价格则为每位人民币460+15%服务费；??????此外，另加人民币100元+15%/位，可同时享受具有老上海风情的color1930总会自助晚餐及爵士表演。 3、会议营销 （1）营销对象 （2）宣传资料的设计与制作 会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等 （3）销售渠道 直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机构等 （4）促销手段 广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系 4、会场布置 （1）会议室 上下相对式：主席台和代表席上下面对 全围式：不设专门主席台 半围式：主席台正面和两侧安排代表席 分散式：若干个会议桌组成 并列式：纵向或横向并列 常见座椅安排 U字形 课堂型 剧院型（礼堂型） 会议型 （2）主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边 （3）会场装饰 会标、标语和国旗 花卉或绿色植物 （4）设施 音响：麦克风、音箱等 放映设备：投影和屏幕 灯光： 录像： 同声翻译系统 其他设备：挂图、黑板等 二、会中管理 1、