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职业秘书能力提升课程 讲师 谭一平 第一讲 如何确定自已的职责范围  二、案例 电话号码 这天下午，秘书在给老板送刚收到的邮件时，听到老板正在与恒昌公司老板打电话。恒昌公司老板似乎在问自己的老板大地公司老板的电话号码是多少，老板说要翻一下名片夹后告诉他。秘书知道大地公司老板的电话号码 对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，说明理由并对其他几种选择作出评析。 三、案例分析 四、原则与方法 1、秘书的职责范围 3、超越职责范围的典型行为 二、案例 老总闷闷不乐 这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！”他爱理不理。 现在秘书有这么几种选择： 三、案例分析 四、原则与方法 1、必须了解上司 3、如何了解上司 a、自已观察。 b、聊天。 c、直接交流。 d、向同事和前任请教。 二、案例 秘书的忠告 这是美国辛辛那提大学乔治·古纳教授在讲授秘书学时对学生提出的问题，是秘书学中最经典的案例。 一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！ 三、案例分析 四、原则与方法 1、提建议的原则 a、尽量少给上司提建议。 b、站在和上司用同样的角度看问题。 3、提建议的方法 a、当上司忘记日程安排时…… b、一定要避免用命令的语气说话。 d、在给上司提有关经营性决策的建议之前，一定 要做些铺垫，先营造一个平和的氛围. 提建议之后要注意的问题 第四讲 如何帮上司协调各方关系 一、问题的提出 广告公司的电话 快到年底了，公司特别忙。马上就要开懂事会，由于销售大幅度滑坡，老板心情不太好。这天上午十点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老板交换一下看法。正忙得晕头转向的老板一听说谈明年的广告问题，就对秘书说：“不就是明年的广告的事吗？现在没时间！”从老板办公室出来，秘书拿起电话对赵总说： 三、案例分析 1、维护上司的威信 应该如何通知市场部的人呢？ 老板请客 年底快到了，这天上午秘书正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟，老板来电话让秘书过去。老板交待完一些正事后，想起一件事来：“今年我们公司的销售不错，市场部的几个人功不可没。明天晚上没什么事，我想请他们吃顿火锅，你帮安排一下。”秘书就吃火锅的具体时间、地点和标准进行了确认之后回到了自己的办公室。 a、正好有人去一楼的市场部，托他带话。 b、用内线电话通知市场部经理。 c、暂时放下手中的工作，专程去一趟市场部。 d、打电话叫市场部经理来自己办公室一趟，把具 体事项交待一下。 e、用msn通知市场部经理。 老板的电话 这天上午，公司老板孙总正在开董事会。公司有这规定，领导在开会时原则上不得接电话，所以，如果客人来电话找领导，只要不是很急的事，秘书就不要让领导来接电话，散会之后再说。 11点钟左右，天地公司的李总来电话找公司老板孙总。李总是公司一个很重要的客户，他说有急事要与孙总商量。 现在秘书有这么几种选择： a、李总，对不起！老板正在开会，不接听电话。 b、李总，实在不凑巧，孙总正在参加董事会，估计会 议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话， 您看这样可以吗？ c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮 您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，孙总不在公司。 上司挨骂之后 这家规模公司不大，总经理办公室只有3个秘书，主任老刘、经验丰富的小张和小王。这天上午，小张外出有事。十点左右，企划部有人来电话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻怎么也找不到去年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门