电子档案移交与接收-鄂州市华容区档案信息网.ppt

电子档案移交与接收办法 湖北省档案局 电子档案管理处 丁梅君 2013年5月 现状 “杭州市建设电子文件管理现状调查” ，在受调查的单位中，只有16%的单位将电子文件移交至档案部门，大部分单位的电子文件散存在技术部门(16%)、业务部门(20%)，或综合文书部门(38%)，还有10%单位的电子文件处于无专门部门负责的状态。 一、党和国家高度重视电子文件管理工作 （一）2009年建立了国家电子文件管理部际联席会议制度，组成单位：中央办公厅、国务院办公厅、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家必威体育官网网址局、国家密码局、国家标准化管理委员会。负责组织协调全国电子文件管理工作。 2011年建立了省电子文件管理联席会议制度。联席会议主要任务是负责组织领导、统筹规划、督促检查全省电子文件管理工作；审定全省电子文件重要规划和重大项目方案，制定全省电子文件管理相关标准规范和管理制度；研究解决全省电子文件管理中的重大问题。 联席会议由省委办公厅牵头，省人大常委会办公厅、省政府办公厅、省政协公公厅、省发改委、省经信委、省财政厅、省质监局、省档案局、省密码管理局、省国家必威体育官网网址局等相关部门为成员单位。 电子文件管理联席会议下设办公室，办公室设在省密码管理局，承担日常工作。 （二）2009年中央办公厅国务院办公厅印发《电子文件管理暂行办法》。 省档案局于2010年4月制定出台了《省直机关电子文件归档管理与规范移交试点工作方案》，开始试点工作。 （三）积极开展制定电子文件管理规范和技术标准，共下达成10个课题项目。 1、《电子文件管理装备标准》、《电子文件存储和交换格式》（工信部）。 2、《电子文件元数据标准》、《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局）。 3、《党政机关电子文件管理细则》（中办秘书局）。 4、《电子文件标识》《电子文件管理规章标准框架》（国家必威体育官网网址局）。 5、《电子文件管理系统设计规范》（中办机要局）。 6、《企业电子文件管理细则》（国资委）。 二、《电子档案移交与接收办法》主要内容 根据国家电子文件管理部际联系会议办公室2010年工作安排，国家档案局主要承担了《电子档案移交与接收办法》（以下简称《办法》）的起草工作。 目的在于规范档案移交单位向同级国家综合档案馆移交电子档案工作，对移交电子档案范围、时间、方法、移交载体内电子档案的存储结构及档案馆接收、存储电子档案等工作提出要求。 2012年6月，“国家电子档案接收和长期保存系统试点工程”启动工作会议在福建福州举行，上海市、重庆市、青岛市、杭州市、广州市、福建省档案局馆为6家试点单位。 2012 年8月，国家档案局印发《 电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7 号) 。 2013年3月，国家部际联度会议印发了《电子档案移交与接收办法》（国电联发[2012]1号）。 2013年年4月，省电子文件管理联席会议下发文件至各市、州、县党委和人民政府办公（厅）室，要求贯彻落实《电子档案移交与接收办法》 。 一大进步，良好开端。 在全面实施《办法》，检验其指导力与可操作性的同时，还要进一步制定电子文件移交流程、元数据移交、移交检验等方面的标准，形成电子文件移交方面的系列标准，确保在实行宏观、全面指导的同时，也能对具体环节进行细致、专门地规范，切实提高电子文件移交的标准化水平。 《办法》全文共四章23条，分总则、电子档案移交、电子档案接收、附则，包括3个附件。关键内容是电子档案移交、电子档案接收，主要是明确交接双方责任、交接的具体要求。 1、明确了移交和接收主体、移交和接收电子档案的范围、移交电子档案的时限。 2、明确了移交和接收电子档案的方式和基本要求。 3、明确了离线移交的载体要求，即一般移交一套符合归档要求的光盘。 4、明确了载体内电子档案的存储结构，便于规范传输、检索和有序存储电子档案。 三、制定《办法》的目的和适用范围 为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。 四、电子档案与电子文件的定义 1、归档电子文件。如国标《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002中做了如下界定：“归档文件指具有参考价值并作为档案保存的电子文件”。 2、指称为具有档案性质的电子文件。如国际档案理事会电子文件委员会1997年出版的《电子文件管理指南》中把档案馆接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件” 。 3、直接称为电子文件。如美国国家档案馆1997年重印的《电子档案管理指南》中把由档案馆接收和保存的电子文件直接称为电子文件；国际档案理事会电子文