PDF文件格式在电子档案管理中的应用.pdf

维普资讯 2OO6年第7期 《贵州电力技术》 (总第85期) PDF文 件 格 式 在电子档案管理中的应用 贵州电力设计研究院 柯 青 [550002] 摘 要 设计院的电子文件种类繁多，要用一个统一的档案管理平台来实现对各种类型文件的查阅，是一件非常 困难的事。本文通过对PDF文件特性的介绍，推荐选取PDF文件作为电子档案标准文件格式，以解决文件类型过 多给电子档案管理工作带来的难题。、 关键词 PDF文件 电子档案 地升级，从而产生版本兼容性问题。另一方面新的 1 概述 应用软件类型还会不断产生，随之而来的是新的文 随着我院电子档案库藏数量的增加，电子档案 件类型的出现，使系统管理软件无法支持用户的利 查阅的人数和次数不断攀升。对于电子档案资料管 用请求。另外从技术上讲，为保证档案的安全性 ，档 理人员来说这当然是一件好事。但是随着用户增 案管理系统的浏览器都是档案管理系统的开发商自 加，电子档案管理系统的弱点也逐渐显现。 已编写的。但要开发针对如此众多的文件类型的系 最为显著的是电子文件类型种类繁多，有Word 统浏览器，就必须逐个熟悉和研究各种类型文件的 文件、Excel文件、CAD文件、WPS文件、PDF文件、各 源代码程序，进而写出系统的浏览解释程序。这样 种格式的图形文件、三维软件产生的文件、Flash文 浩繁的工作不是一般的开发商可以承负得了的。所 件、Html文件、各种应用软件生成的数据库文件、 以想单纯依靠提高档案管理系统浏览器的文件识别 PowerPoint文件、各种类型的音频文件和视频文件 能力来解决电子文件类型过多带来的难题，是难以 … … 。 如此之多类型的文件要统一用一个档案管理 达到 目的的。合理的解决方法是在提高系统文件识 平台来进行管理，实现网上的查询是一个非常难办 别能力的基础上尽量减少文件类型，增强文件的兼 的事情。因为档案管理系统的浏览器只能识别和浏 容性，使文件的可识别性能提高。所以寻找一种能 览数量有限的几种类型的文件，而且还有版本兼容 减少文件类型的技术和方法就成了我们的迫切需 的问题存在。在工作中就出现了，档案管理系统可 要。 以识别Word97版制做的文件，但却无法正确识别 我们根据档案管理系统运行积累的经验，拟写 和打开Word2003版文件的现象。虽然有的系统管 了一份功能需求，设想用一种标准的文件格式类型， 理软件可以通过外挂用户本地浏览器的方式来弥补 来统一电子文件类型，这种格式的文件必须拥有以 系统浏览器的不足，但这会使用户未经授权即可下 下特点： 载库藏档案，形成对电子档案的安全威胁。 (1)能够还原和保持原文件的原始内容特征： 档案的一个重要用途是它的原始凭证作用，即档案 2 确定技术路径及所需条件 必须保存资料的原始特征，只有在此前提下使用档 解决这个问题可以从两方面人手：一方面是提 案资料时才被认为是可以信赖的，这个特点非常重 高档案管理系统软件的性能，使它能够识别众多的 要。 文件类型并且能够正确地打开它们实现查阅；另一 (2)能够将各种源文件方便地转换为 目标类型 方面是尽可能的减少文件格式，增强文件的兼容性 文件：只有具备能够将各种类型的文件方便地转换 使文件的可识别性能提高。