对档案信息化建设的思考.pdf

维普资讯 甘 肃 电 力 技 术 4l 对档案信息化建设的思考 张雨婷 杨占君 季晓慧 (甘肃电力科学研究院 甘肃省兰州市 730050) 【摘 要】 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是一个艰苦的、长期的过程。 对档案信息化建设应有理性的思考，不能片面追求档案数字化。档案信息化建设的核心是档案信息资源建设。 当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上，并推进档案馆工作管理体制与运行机制的改革。 【关键词】 档案信息化 电子文件 档案信息资源建设 1 前言 避免在资金、人力、物力和时问等方面造成不必要 的损失。档案信息化在我国是一项新事物，目前并 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发 没有形成一套较完整的理论 展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能 某些单位在 目前缺乏实施细则和标准与指标体 力的不可缺少的手段。近年来档案部门正在大力推 系的情况下、在基础工作准备不足的情况下出现了 进档案信息化管理，力图使档案工作与社会发展同 过热地追求档案工作的 “现代化”、 “信息化”， 步。可以说信息化建设是我国档案部门坚持 “三个 过于追求纸质档案数字化的速度、进度、完成量， 代表”思想的重要举措之一。在这一过程中应该认 有些单位甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就 识到档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，绝非 是信息化，这样做可能会存在一定的隐患，最终即 轻而易举。档案部门应以档案信息化为契机，进一 便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难说达到 步加强基础工作。改革档案工作管理体制与运行机 信息化的目的。从实际情况看，不少单位数据库建 制，切实把档案信息化建设落在实处。 设质量不高，例如著录标引深度不规范、信息检索 2 对档案信息化建设应加强理性思考 途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等， 档案信息化可以理解为是一个以信息技术广泛 离信息化管理的要求尚有很大距离。 应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络 2．2 不讲究档案信息化的投入产出 为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、 档案信息化是一项高投入的事业，不仅要投入 标准为保障的综合体系。信息化须经历一个不断完 大量的人力，而且需要投入大量的资金。要使档案 善的过程，而不是某一时刻的结果。 信息能信息化地 “用”与信息化地 “管”，因此应 随着信息化的浪潮席卷全球也影响到我国社会 十分注意投入效果。档案部门用于信息化的资金有 限，且来之不易，若造成浪费实在可惜。从 目前情 的各个方面，档案事业也面临着这一冲击 从当前 况看，在推进信息化中，不少单位对方案的可行性 我国档案界的情况看，在档案信息化进程中总体态