机关事业单位电子档案管理工作的研究.docVIP

精品论文 参考文献 机关事业单位电子档案管理工作的研究 沈帆 　　深圳市机关事务管理局 广东深圳 518000 　　摘要：本文主要针对机关事业单位电子档案的管理工作展开了研究，对电子档案的特点与优势作了阐述，并在分析了电子档案存在缺点的基础上，给出了一系列相应的解决措施，以期能为有关方面的需要提供参考借鉴。 　　关键词：机关事业单位；电子档案；管理工作 　　随着科学信息技术的不断发展，电子档案逐渐成为了档案管理工作中的重点。而机关事业单位电子档案的管理工作又是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，因此，要做好机关事业单位电子档案管理的工作，我们就针对管理工作中存在的缺点采取有效措施做好应对，以不断促进电子档案管理工作的发展。 　　1 电子档案的特点与优势 　　与传统档案相比，电子档案特点十分鲜明，具有无可比拟的优势，主要体现在以下几个方面： 　　（1）电子档案信息量大，便于储存和管理 　　传统的纸质档案体积大、占地广，需要有足够大的空间来储存，因此，古人用汗牛充栋来形容藏书的丰富。如今的电子档案，通过数字处理技术、缩微技术，将数量庞大的档案资料浓缩在一个极小的电子介质之中，体积小但存储容量非常大，一个u盘、一个光碟，就可以容纳数十万、百万、千万乃至亿计汉字、图形的文献资料。同时随着互联网的日益普及，虚拟的馆藏文献可以与世界各地实现信息共享，“秀才不出门，已知天下事”。 　　（2）电子档案内容丰富，便于处理和传递电子档案以集成保存的方式，将文字、声音、影像等内容浓缩在一起，既具备可读性，也具备可视性，内容十分丰富。 　　（3）电子档案具有非直读性，便于借阅和必威体育官网网址在传统的纸质档案时代，档案往往是整卷保存的，在查阅时只能是整卷提供，尽管查阅者只需查看其中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，这样显然不利于档案的必威体育官网网址。 　　（4）电子介质材料特殊，便于保管和长期保存传统的纸质档案对保管的要求较高，要防火、防水、防虫、防潮、防氧化等等，而且时间一长，纸质容易褪色、损坏。 　　2 电子档案的缺点 　　（1）电子档案的真实性难以保障 　　由于电子档案储存在计算机或电子介质之中，可以任意组合编辑，即使是反复修改，也不会留下什么特殊标记，以致人们不能有效地辨别文档材料的原始性和真实性，加上许多文件没有印章或签名，这给鉴别真伪带来困扰，因此，原始性、完整性、真实性得不到有效保证是电子档案管理的一大难题。 　　（2）电子档案的安全问题也很突出 　　互联网的飞速发展，在给人们带来方便快捷的同时，也带来电子文件储存、管理的安全问题，稍不留神，病毒就有可能侵袭电脑，造成系统瘫痪、数据丢失，加上现在的网络黑客水平很高，经常通过木马病毒以及特殊程序拦截相关电子信息，这些都对电子档案的安全造成很大的威胁。 　　（3）电子档案对管理人员的要求很高 　　传统的档案管理，对管理人员的要求较低，只要懂档案管理知识，具备细心、耐心等素质就够了。但对电子档案管理人员而言，这些技能完全不能满足需要，不仅要懂得档案管理的相关知识和技能，而且要能熟练地使用电脑，懂得现代信息技术相关操作；不仅要会使用电子信息技术，还要懂得维护，才能适应档案管理电子化的形势。总体而言，电子档案管理需要的是复合型人才，这在机关事业单位档案管理岗位普遍奇缺。 　　（4）电子文件的兼容性问题 　　当前，电子技术发展十分迅猛，电脑硬件和软件的更新换代速度很快，如果新开发的电脑软件通用性差，就会产生电子文件不兼容的问题，导致不同系统生成的电子软件不能识别，或者是难以实现制式的转换，很容易造成电子信息的丢失，也容易缩短电子档案的寿命。 　　3 机关事业单位电子档案应用中需要解决好的几个问题 　　3.1 变实物管理为信息管理，解决好思想认识问题 　　在传统的档案管理中，管理人员管理的都是一些实物，包括纸质文件、图片等等，进入电子档案时代以后，档案管理的重点就转为信息的收集、处理、加工和保存了。 面对浩如烟海的信息，面对现代信息技术飞速发展的新形势，档案管理人员一定要更新思想观念，坚持与时俱进，努力学习新知识、新技能，以适应档案管理数字化、信息化的新要求，发挥出电子档案最大效益。 　　3.2 加大档案管理资金投入，解决好钱的问题 　　电子档案的应用、管理和维护，需要加大资金投入，创造良好的基础和条件。 　　（1）改造硬件设施。按照满足需要、适度超前的要求，加强本单位的档案管理硬件设施建设，包括添置一定数量的电脑，购买扫描设备、刻录设备及其他配套电子产品，建立局域网等等，要以相对完善的硬件设施满足电子档案管理的新需要。 　　（2）更新软件设施。坚持内部开发与对外购买两条腿走路，一方面立足本单位实际，在条件允许的情况下，组织本单位专业技术人才，开发档案管理软件系统，另一方面通过购买服务和产品的方式，买进档