单一申诉系统线上操作手册(简易版).doc

單一申訴系統線上操作手冊 系統登入 帳號管理 機關總收(a.統一回復、b.單一機關) 科室分文(a.統一回復、b.單一機關) 案件辦理(a.統一回復、b.單一機關) 案件回復(有設回復人) 回復不滿意(a.統一回復、b.再辦理) 更改主協辦 如何退件 案件被退回如何處理  系統登入 由愛上網簽入至單一申訴系統 愛上網網址：.tw/ 登入愛上網單一簽入至單一申訴系統 系統網址：.tw/sc21/單一申訴系統採用個人之e-mail帳號作為系統登入帳號，若無法登入作業,請洽機關帳號管理員設定帳號！  帳號管理 帳號管理作業除了新增維護個人帳號資料外,並藉由個人所被賦予的角色及所屬單位來決定使用者登入系統後可查詢案件的權限範圍及作業項目。 作業方式是帳號管理員登入系統後點到系統管理頁面並點選單位人員帳號維護 帳號查詢 帳號新增 欄位說明: 身份證號:必填欄位且必須為唯一,此欄建議輸入身份證號以避免和他人重複,在存檔時若有重複的資料,系統將會拒絕存檔。 e-mail: 必填欄位且必須為唯一,此欄務必輸入自己的e-mail,因為逾時通知,不滿意派通知都是根據此欄位來寄發mail,在存檔時若有重複的資料,系統將會拒絕存檔。 姓名: 必填欄位輸入使用者姓名。 聯絡電話:輸入使用者聯絡電話。 職稱: 輸入使用者職稱。 隸屬單位: 必填欄位,必須指定使用者所屬單位。 分派角色:依據使用者需求賦予適當的角色,其中有關回復人員角色的設定原則是當機關內有設專人回復則設定回復人員若僅是由承辦人自行回復則勿需給每位承辦人回復人員角色,因為若每位承辦人員都有回復人員角色的話,當承辦人將案件辦理完送出進入待回復狀態時,因其他承辦人同樣擁有回復人員角色,可能案件是被其他人回復掉。 是否啟用:當使用者離職時點選停用欄,若是變換單位請勿停用使用者帳號,僅需更改使用者的隸屬單位。  機關總收 (a.統一回復) (b.單一機關) 在[待辦案件]頁面選取欲分派的案件,案件初始狀態為待簽收,當開啟案件後狀態便會變更為辦理中 欄位說明: 處理選項:首先判斷案件的處理方式,若需找人辦理則選擇分派,若不需公文辦理則選擇回復存參,要注意的是當此案件是屬於上層單位分錯時則採用案件退回,切勿直接回復存參。 處理意見:是指傳送給使用者的訊息,當下一接收者打開案件時便可從送件流程看見分派者傳送的訊息。 分辦選項:若決定辦理分派時,此時分派人員有三種選擇, 若為一級機關可直接分給附屬機關辦理 直接分給科室由科室,再由科室分給承辦人員 直接分給承辦員辦理 承辦清單: 本案件分派清單,待按下確認鍵後會將案件分給清單的名單 科室收文 (統一回復) (單一機關) 在[待辦案件]頁面選取欲分派的案件,案件初始狀態為待簽收,當開啟案件後狀態便會變更為辦理中 欄位說明: 處理選項:首先判斷案件的處理方式,若需找人辦理則選擇分派,若不需公文辦理則選擇回復存參。 處理意見:是指傳送給使用者的訊息,當下一接收者打開案件時便可從送件流程看見分派者傳送的訊息。 分辦選項:若決定辦理分派時,此時分派人員有兩種選擇, 直接分給科室由科室,再由科室分給承辦人員 直接分給承辦員辦理 承辦清單: 本案件分派清單,待按下確認鍵後會將案件分給清單的名單 案件辦理 (統一回復) (單一機關) 在[待辦案件]頁面選取欲辦理的案件,案件初始狀態為待簽收,當開啟案件後狀態便會變更為辦理中,如何進入辦理作業頁面可參考待辦案件頁面說明。 欄位說明: 併案辦理:按[+]鍵可將待辦區中屬於辦理中狀態的案件由承辦人視情況加入併案辦理,至於待簽收案件因為承辦人並未開啟過所以不會出先在併案選單。特別注意併案僅適合初次辦理。 處理等級:是判斷是否結案及計算處理天數的依據,分成A、B、C、D四等級由承辦人選擇,描述如下 等級A,D:表示案件依案執行完成系統在回復送出後系統會依回復到民眾的日期,來計算處理天數,統計上認定此案結案,且回復送出時mail會附上滿意度問卷讓民眾填滿意度。 等級B,C:表示案件正依案執行,系統尚未計算處理天數,屬未結案,回復後還會出現在待辦區,且案件狀態為展延中直到承辦人將此案辦理完成。 回復內容: 將辦理欲回復給民眾的內容,填入此區塊 回復附檔: 將辦理欲回復給民眾的檔案,加入此區塊 案件回復(有設回復人)  回復不滿意(再辦理) 第一次不滿意案件由機關總收送至各承辦人辦理，全部協辦送出後，主辦才能彙整送出結案 欄位說明: 追蹤類別:對於民眾第一次不滿意理由由研考決定是否再辦理 需再處理回復:則選擇追蹤類別後重新回復,回復方式同第一次辦理時一樣只是由於之前已結案並寄問卷給民眾因此再辦理時不用選處理類別。 不需再處理回復:研考決定不用再處理回復時,則按送出後此案就此結束。 回復內容: 將辦理欲回復給民眾的內容,填