单位登记桌作业.doc

電子公文處理流程-圖示講解 流程處理－待簽收（簽收／退文） 畫面內容： 作業目的： 承辦人作簽收或退文。 作業說明： 待簽收公文若尚未簽收時，此公文顯示狀態為粗體；簽收後，公文顯示為細體。 若執行【簽收】，公文即移至承辦中。 若執行【退件】，此公文則退回不受理，流程會回到登記桌。 流程處理－核批登錄 畫面內容： 作業目的： 公文若不採用線上送陳會，可於紙本簽核完畢後，執行核批登錄進行補登。 作業說明： 黃色字體欄位為必填欄位。 欄位繕打完畢請按【新增】。 如須修改，請點選該筆紀錄，修改欄位後再按【修改】。 如須刪除，請點選該筆紀錄，再按【刪除】。 請注意！！ 送件時間、簽收時間、辦畢時間請務必時間登錄相同。 如上圖所示，核批登錄畫面有提示字句：核判結果為「決行」或「代為決行」時，請務必輸入決行者之「職稱」及「姓名」。 公文以送陳會方式所產生之紀錄，於此處不可刪除。 流程處理－送陳／會 畫面內容： 作業目的： 將公文往上陳核或知會其他機關（單位）。 作業說明： 【繼續上陳】為選擇欲陳核之主管。如要知會其他機關（單位），點選【單位選擇】，出現下方視窗可選擇知會的單位。  左列會顯示本機關內所有科室及其它機關，供承辦人選擇會辦清單。 僅線上簽核公文方可選取到本科室內之人員。 選擇方式：請在□內打勾後（可勾多個），再按【新增（敬會）】即可。 移除已選擇的會文名單：選取右列的其中一個會文名單，再按【移除】即可。 調整會文順序：若會文方式為「順會」時，則此會文順序就非常重要了！使用者可以按【向上移】及【向下移】來調整順會順序；但若會文方式為「分會」時，則此順序就不需要調整。 確認會文名單後，使用者按【確認】即可儲存並離開。 當選擇完會文名單後，系統會將所選擇的會文名單列出，但若要真正送會時，需在【送會選取】欄位內打勾，系統才會真正會文出去（如下圖）。 會畢登錄：補登會文決行資料，點選【直接會畢】即完成。  流程處理－電子檔送發文（di檔匯入） 步驟一：承辦人製作公文後匯出。 開啟公文製作系統，製作一筆公文，存檔匯出。 請注意！！承辦人匯出檔案之路徑實體位置，需與整合系統讀檔實體位置相符。 步驟二：承辦人的公文管理作業（承辦人創簽稿作業）。 將作業畫面切換至【公文管理／承辦人作業／創簽稿DI匯入】，系統即自動轉入製作系統匯出之公文。 確認黃色字體欄位必需有值，再於功能項目區點選【新增】。 點選【確定】，完成創簽稿匯入作業。 承辦人員清稿 核畢後的公文，流程會回到承辦人的【流程處理／承辦人作業／待簽收】，簽收後公文即移至承辦中。 承辦人再次進入公文製作系統將公文內容編修，並做匯出。 請點選【發文機關及字號】，務必確認11碼【公文文號】正確！！ 承辦人送發文。 至【流程處理／承辦人作業／承辦中】，點選將送出的公文。 執行【送發文】，出現《送發文登記》的畫面（如下圖）。 如上圖系統自動轉入公文資料，請校對。黃色字體欄位為必填欄位。 設定發文層級 （若為府文請設定 ；若為上級則選擇 ） 設定分類號(檔號) 輸入公文頁數 設定保存年限 執行 ，系統出現提示訊息，請按【確定】。（如下圖） 最後執行，出現下圖二個訊息即完成承辦人送發文的作業。 請注意！！ 承辦人上線（有設立登記桌）的科室，承辦人送發文後流程會至登記桌，需請登記桌登入系統做【簽收】並【收件】，流程才會送至發文台！ 流程處理－紙本送發文（有無匯入di檔皆可操作） 有匯入DI檔之操作同上述步驟五；無DI檔之操作請參考以下說明。 步驟一：至【流程處理／承辦人作業／承辦中】，勾選欲送發的公文，再按【送發文】。 步驟二：開啟送發文登記作業視窗，接著新增【公文清單】。 填入必要欄位（黃色字體欄位），並自行輸入受文機關： 設定受文機關，請點選【資料修改】。（電子交換的公文，不適用此設定）： 系統開啟【編輯受文者】的視窗： 【附件】：若有附件請勾選。 【本別】：下拉式選單可供選取【正本】或【副本】。 【受文者】：輸入受文者機關名稱或輸入機關代碼，再按鍵盤上的Tab鍵，即可帶入機關名稱。 【傳遞方式】：下拉式選單供選取傳遞方式，如：人工交換…等。 傳遞方式若選擇【人工郵寄】，必須輸入郵遞區號及地址。 資料維護 全選：選取清單中所有受文者。 批次修改：選取欲修改的受文者後，再點選【批次修改】，會開啟「受文機關批次修改」視窗（如下圖），直接勾選欲批次修改的欄位，輸入正確資料後，點選【確定】，系統會整批更新所選取的受文者資訊。 新增公文清單： 確認送發：當公文清單上的資料都修正完成後，點選【確認送發】，即可完成送發文作業。系統出現提示送發文成功訊息（如下圖）。 流程處理－送存查 畫面內容： 作業目的： 公文經決行後可執行送存查的作業，以利檔管接續工作。 作業說明： 填入必要欄位（黃色字體