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“厦门大学科技管理信息系统”的立项登记、经费管理功能录入事项说明
“厦门大学科技管理信息系统”的立项登记、
经费认领相关事项说明
一.必要性
科技项目的立项信息和到校经费信息是科技管理的基础性数据,是科技管理信息系统的前提和条件,特别是立项信息,与到校经费、科技成果(论文、专利、奖励)直接相关,所以立项信息是本系统正式启用的基础。
二.立项登记和经费管理提供的服务功能
1.项目到期结题提醒功能。可以按设定的时间,在结题时间之前提醒项目负责人做好结题的准备工作。
2.项目到校经费情况,提扣管理费、图书资料及网络使用费情况的查询。特别是横向经费到校后,可以根据立项信息中的委托单位,给相应的负责人发送来款信息。
3.提供到校经费按项目成员组分配,实现考核经费数据的网上分割。
4.为广大教师提供安全的项目立项资料的存储。
三.相关事项要求
(一)总体要求
1.系统登陆网址:kj.xmu.edu.cn,户名:教工号(教工IC卡上的教工号),密码:身份证后9位。【如无法登录,请联系系统开发组(电话:2656469)或与科技处王凤松老师联系(电话:2183408,邮箱:wfs055@xmu.edu.cn)】。
2.因本系统的登陆户名和密码与教职工登陆学校门户网站的相同,所以通过本密码可以查看教职工的个人信息等,请各位教职工妥善保管密码。
3.本系统属非密系统,严禁属秘密的军工类项目录入系统。
4.在对系统操作之前,请认真阅读“厦门大学科技管理信息系统――科研人员操作说明”。
5.登录系统后,点击“个人信息”,填报联系电话和邮箱,系统可以通过此邮箱发送相关的信息。
(二)“立项登记”的录入事项
1.录入时一定要对照“任务书/合同书”,首先应分清录入项目属纵向还是横向【财政性拨款属纵向(含合作申请,经费由牵头单位拨付),非财政性拨款属横向】,选择相应的功能录入。对于一些难于分辨横纵向的项目,可以与我处王凤松老师联系(电话:2183408,邮箱:wfs055@xmu.edu.cn))
2.为了便于各学院的统计,特设置了“承担系”的字段,因教职工的数据暂没挂接至系一级,需教师手工选择所在系。
3.数据录入应尽量完整,系统中带“*”为必输数据项。
4.纵向项目登记包括:基本信息、协作单位、项目参与人员、经费预算、相关附件。
(1)“项目参与人员”是到校经费分割的依据,需按合同书/任务书完整输入;只有已输的项目参与人员,才能在该项目参与人员登录后查看该项目的相关信息;录入人员时,若出现人员库中找不到相应的人员,则先按“校外人员”录入,并将情况反馈给各学院科研秘书(以邮件方式,邮件内容应写清楚:人员所在的学院,人员在项目中的角色),再由我处进行修正。
(2)“经费预算”是财务开支的依据,也需完整输入,目前该功能只完成国家基金、科技部项目、省科技项目、厦门市科技项目的经费预算模板的设置工作,其他类型的项目,经费预算有可能无法和预算模板一一对应,属此情况,经费预算的输入暂不作要求,只需提供预算的相关文本在“相关附件”中上传;
(3)“相关附件”是指上传相关的合同书/任务书、经费预算书、合作协议书等内容。原则上必须上传合同书/任务书,对只有纸质文件又难于电子化的教师,可以由各学院科研秘书代为处理,对国家基金项目的任务书由我处组织人员统一上传;对没有合同书/任务书的项目,如:福建省发改委的项目,需上传“申请书/建议书”(实际上“申请书/建议书”就当成任务书了)。
(4)上述信息录入完整后,一定要“提交审核”。只有“提交审核”后,各学院科研秘书才能作审核处理。“提交审核”时,系统会对必须录入的字段会进行检测,并对未录入字段进行提示。为了便于审核,请各位教师将相应的合同书/任务书等附件资料提交一份给学院科研秘书。
5.横向项目登记包括:基本信息、协作单位、项目参与人员、相关附件。
(1)“基本信息”中的“合同编号”是学校科技处对横向科技合同的编号,前期合同没有编号的可以不填写。
(2)其他参照纵向项目登记事项。
(三)经费管理使用事项
1.经费管理包括:到帐认领、经费分割、已认领查询。
2.到帐认领只能由项目负责人、各学院科研秘书、科技处管理人员认领。
3.点击“已认领查询”会列出当前用已户认领经费情况。认领经费情况包括:认领审核状态、提扣管理费、图书资料及网络使用费情况。
(四)其他事项
1.本系统于2008年进行了两次测试,得到各学院科研秘书和广大教师的支持,现已将项目立项测试数据导入系统,因个别数据项的设置作了更改,导入过程中会丢失一些信息,敬请谅解。目前导入的数据状态统一设置成“未提交”,请教师再次核对,补充相关信息后提交科研秘书审核。
2.教师录入数据的状态说明如下:
(1)未提交:教师只录入数据并保存,但未提交审核;
(2)待院系审核:教师已提交审核,但院系暂未审核;
(3)院系退回:院系审核未通过,教师可以查看具体的
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