第07章-电算化账务处理子系统.pptVIP

第七章 电算化账务处理子系统 第一节 账务处理子系统的总体设计 第二节 电算化会计的数据输入 第三节 账簿的登录 第四节 会计凭证和账簿的输出 第一节 账务处理子系统的总体设计 一、系统分析 功能与任务：输入并审核记账凭证，登记账簿，结账、输出账务信息，为报表编制提供数据，辅助功能（银行对账、部门、项目、往来等核算） 凭证输入： 手工先行填制记账凭证，再据以输入机内 直接根据已经审核的原始凭证，由操作人员在机上编制记账凭证 账簿登录、结账与记账 账簿文件的设置：设置尽可能少的账簿文件 结账的设置 凭证、账簿输出 二、功能模块的划分 初始化模块：科目设置、期初余额录入、外币、 凭证类别、结算方式等 凭证输入模块：凭证录入、审核、凭证汇总、 凭证输出 登账、结账模块（期末处理模块） 银行对账模块 证账输出模块 系统服务模块：数据的备份、非常故障的处理、 权限管理 五、账务处理子系统数据文件的设置 凭证类数据文件 原始凭证库文件 记账凭证库文件 账簿文件 “银行对账单”文件 其他文件 六、科目代码设计 通常采用区间码的方式对会计科目编码。它是一种分段组合编码，每一代码由若干段数码组成。每一段有固定的位数，代表一定的含义。 对科目可以进行再一次的编码，形成会计科目的助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写等容易的记忆方法编制，其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码，提高输入速度。 第二节 电算化会计的数据输入 一、记账凭证的输入 记账凭证的内容 凭证日期 凭证编号：手工编号和自动编号 摘要：常用摘要 科目编号 金额 凭证输入的检验控制 输入前审核：主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理、合法、真实和正确性的检查。 输入时的逻辑校验 输入后的数据校对：人工校对、二次键入校对、数据平衡校对 二、凭证的审核与修改 凭证未审核记账：谁出的错误由谁更正。 已审核未记账：由审核人员消审后录入人员修改。 已记账：只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。一般常用方法是：输入一张红字冲销凭证以冲销错误凭证，然后再将正确凭证输入。 目前的会计软件都提供“反结账、反记账、取消审核”的功能。 第三节 账簿的登录 明细账、日记账和总账均由电脑记账。 登账的结果，就是将凭证临时库文件的所有记录均添加到凭证档案库文件中，添加后，凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了。 为防止记账中断现象发生的方法： 通过硬件解决：安装不间断电源（ＵＰＳ），防止系统突然断电。 通过计算机程序解决：由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方，如果记账不成功，计算机自动恢复记账前的状态，再重新记账。 结账功能 结账步骤 1.检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其它相关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则退出本模块。 2.备份结账前的数据。 3.结账 4.如果是年结，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年终余额。 5.当成功地结账后，系统做结账标志，此后不能再输入该月的凭证。若结账不成功，则恢复到结账前的状态，重复上述过程，重新进行结账。 结账用于终结某月的账务处理，记账一月可以记数次账，但只能结账一次。 第四节 会计凭证和账簿的输出 输出的方式 打印输出：套打、全打 显示输出：所见即所得 磁盘或网络输出：接口设计 账簿输出格式 日记账：三栏式。 明细账：有三栏式和多栏式两种。 多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏。 总账：可用三栏式总账，也可用科目余额发生额对照表代总账。 查询功能 查询: 主要查询总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、凭证信息。 查询方式有：简单条件查询、组合条件查询、模糊条件查询等。 组合条件查询有： 1、对凭证文件：支持日期、科目代码和凭证号等的组合查询 2、对科目余额文件：可提供月份、科目代码等条件的组合查询 3、对日记帐文件：能提供月、日、科目代码等条件的组合查询 4、对明细帐文件：应提供月、日、科目代码等条件的组合查询 5、辅助帐或其他信息的查询： 数据维护与系统管理 数据备份 数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全，将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录、软磁盘或磁带上的操作。 备份的软盘至少有一份存放在距离机房较远且安全可靠的地点，以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏。 数据恢复 当系统数据发生丢失破坏时，可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态。 其它若干辅助管理模块