易初用户操作手册(v2.1).doc

青岛市档案局 易初档案管理系统 用 户 操 作 手 册 版本 2.1 编制：青岛市档案局监督指导一处 目 录 第一章 系统基础操作 3 第一节 系统登录 3 第二节 修改密码 4 第三节 系统注销 5 第四节 系统退出 5 第二章 基础资料维护操作 5 第一节 代码维护 5 第二节 选项维护 7 第三章 各门类档案库维护操作 10 第一节 概述 10 第二节 文书档案 12 第三节 照片档案 23 第四节 其他门类档案 25 第五节 数据备份 25 第四章 应用工具 27 第一节 自动建文件夹 27 第一章 系统基础操作 第一节 系统登录 用鼠标双击桌面上的快捷方式图标，即可出现以下的登录界面，如图1-1-1所示。 （图1-1-1） 需要输入字段： 用户名：输入自己的用户代码，例如：user。 口令：输入自己用户的密码。 系统初始化默认的用户名为user，口令为0000。 然后点击，即可进入系统，如果取消登录，请点击。 第二节 修改密码 第一次使用由管理员分配的初始密码进入系统时，可对初始密码进行修改，是密码不被其他任何人所知，以增强操作权限的安全性。 用管理员分配的用户名和密码进入系统。进入“系统维护”主菜单下的“修改密码”，如图1-2-1所示。 （图1-2-1） 输入字段： 原密码： 输入框中输入以前的口令。 新密码： 输入框中输入新的密码。 确认密码：输入框中在输入一次新的密码。 如以上的输入正确无误，便可按按钮，系统提示密码修改成功的对话框如图1-2-2所示，点击保存密码后退出，如果取消修改，点击。 （图1-2-2） 注意：密码修改后，必须记牢，以免忘记密码无法登录，如果密码丢失，请立即通知系统管理员。 第三节 系统注销 如果想退出当前用户，以另外一个用户登录，请点击“系统维护”菜单中的“重新登录”选项，如图1-4-1所示。 （图1-3-1） 系统退出当前系统，并出现登录的对话框，输入想要登录的用户和密码，即可登录。 第四节 系统退出 工作完成后，请退出系统，退出系统请点击 “文件”菜单中的“退出”选项，如图1-4-1所示。 （图1-4-1） 系统即退出当前用户。 第二章 基础资料维护操作 第一节 代码维护 代码维护功能可以对责任者、文件代字、会计档案类别、实物档案类别、磁性载体档案类别、部门名称等系统代码进行添加、修改、删除操作。对系统代码的有效维护可以最大限度的减少用户在录入过程中的工作量。点击“系统维护”主菜单下的“代码维护”选项，如图2-1-1所示。 （图2-1-1） 一、单击窗口顶端的标签，可以切换不同的录入代码。当前录入代码的标签页名称是突出显示在上面。例如：图2-1-1所示的录入代码为“责任者”。 二、添加代码：单击“增加”按钮，窗口上会添加一条空白记录，您将需要添加的内容输入到空白条目上即可。 三、保存代码：当您录入完代码后，应当单击“存盘”按钮保存数据。 四、删除代码：单击“删除”按钮，可以删除当前选定的代码记录。 五、退出：单击“退出”按钮，可以退出代码维护功能。 六、如果您在切换录入代码或退出代码维护前没有保存修改的数据，系统将会提示您保存数据，提示窗口如图2-1-2。 （图2-1-2） 1.单击“是”按钮，保存修改的数据，进行切换录入代码或退出操作。 2.单击“否”按钮，不保存修改的数据，进行切换录入代码或退出操作。 3.单击“取消”按钮，不保存修改的数据，但是不再进行切换录入代码或退出操作。 第二节 选项维护 选项主要为用户提供默认全宗号/全宗名称和地区、删除数据和退出系统时是否提示、运行电子文件的应用程序所在位置等项目的设置。进入“系统维护”主菜单下的“选项”，如图2-2-1： （图2-2-1） 系统自动弹出“选项”维护对话框，如图2-2-2所示。 （图2-2-2） 一、修改默认地区代码：为保证全市各区市档案数据的唯一性，每个单位都要设置本单位的地区代码。您应当将本单位的地区代码输入到“默认地区”输入框中。地区代码设置如下： 地区 代码 地区 代码 地区 代码 青岛市 QD 崂山区 LS 胶南市 JN 市南区 SN 城阳区 CY 平度市 PD 市北区 SB 黄岛区 HD 莱西市 LX 四方区 SF 即墨市 JM 李沧区 LC 胶州市 JZ 二、设置默认全宗号/全宗名称：您录入档案数据时，系统将自动将默认的全宗号和全宗名称引入您录入的记录中。您应当向本地区综合档案馆咨询您单位的全宗号和全宗名称，填写在“默认全宗号/全宗名称”输入框中。注意：全宗号与全宗名称之间用“/”分隔。例如：00066/青岛市档案局。 三、电子文件扫描路径：易初档案管理系统对电子文件的管理主要有附加和链接两种（这两种方式的区别和使用方法见各种门类档案整理办法）。系统在附加或链接电子文件时，