采购文件审核程序.doc

采购文件审核程序 1范围 本程序规定了采购过程中文件的审核要求。 本程序适用于公司内部对招标（资格预审）公告、招标（谈判）文件、评标（审）文件、评标（审）报告（以下简称文件）的审核。 2 目的 确保文件的质量。 3 职责 3.1 文件起草人负责文件的自审。 3.2 处长负责文件的内部审核。 3.3 部门主任负责文件的技术审核。 3.4 总工负责技术审核复审。 3.5 公司副总经理负责文件的签发审核。 4 审核要求 4.1 审核依据 1）国家有关的法律、法规，规范和标准；作业指导书（招标文件范本）。 2）委托方提供的有关资料。 4.2 审核内容 审核内容及要求按《公告审核检查表》、《采购文件自检、内部审核检查表》、《采购文件技术、签发审核检查表》、《评标（审）文件审核检查表》和《评标（审）报告审核检查表》进行。 4.3 过程要求 4.3.1文件的自审 完成文件初稿后，文件起草人依据4.1要求，对照自审阶段检查表，对自己起草的文件进行全面审核。 人工检验文档后，再用word软件的“拼写和语法”功能，使用计算机对文件进行一次最终字词检验。 自审后的文件不能再有文字版面格式方面的差错，不能有不统一、矛盾的内容。 4.3.2 文件的内部审核 内部审核，是对文件范本选择，文件结构，版面、字词等进行的全面正确性的审查。 自审后，处长指定一名未参与本项目的人员组成内部审核组，审核组对照相应的检查表对文件进行审核，审核时由组长对文件逐条进行说明，两人共同对文件进行点评，并由处长在检查表上填写检查结果，在文件上做好批注，交文件起草人修改完善。 内部审核时，出现意见分歧，由处长出具决定性意见，仍有分歧时记录并报技术审核人。 和委托单位的沟通：内部审核修改后，文件起草人和客户进行沟通，并按客户意见对文件进行修改完善。 沟通修改后，文件起草人将文件和相应检查表、委托方提供的资料一起送部主任进行技术审核。 4.3.3文件的技术审核 技术审核是部主任对文件的审核，审核后的文件，不能再有范本、版面文字、评标标准和方法等错误，基本为可以交付的文件。 审核时部主任对文件首先进行初步审查，发现该项目具有代表性或技术相对复杂时，通知总工办组织集体审核。 集体审核由公司分管副总主持，成员由总工办、项目操作处、内部评审组和各处代表组成，必要时邀请专家和业务部门的人员参加。评审时用投影方式逐条对文件进行审查，对电子文件修改并记录。集体审核后文件起草人对文件进行修改，然后再次报技术审核人进行技术审核。 对一般性不需集体审核的文件，审核步骤如下： 1）部主任对内部审核确认修改后的文件按着相应检查表进行技术审核，对文件中存在的问题填写技术审核检查表结果，并在文件上进行批注。 2）文件起草人对照根据检查结果对文件进行修改，再次报技术负责人确认。 4.3.4文件的技术审核复审 技术审核复审是由总工重点对采购方式、采购范围、评审标准、评审方法进行进一步确认，对合同条款进行抽查的审核，总工技术复审后，一般是可以交付的正确文件。 审核时，总工对照检查表复审内容和原始资料，逐项审核，并填写检查表相关内容。 文件起草人根据总工审核结果，对文件进行修改，修改后报总工签字后交签发人审核。 4.3.4文件的签发审核 公司副总经理对文件签发审核，对文件是否按本程序要求进行了审核、项目的操作类别选择是否正确、评审标准、评审方法是否正确把关。 文件起草人将技术复审修改确认后的文件、委托单位提供的资料和所有检查表一同送文件签发人，签发人根据签发检查表相应要求对过程控制和关键技术部分进行审核，填写签发检查表相关内容，通知文件起草人，对文件进行修改。 文件修改后，对只需内审的文件，签发人签字发放。 对招标文件等需外审汇签的文件，技术复审修改后，文件起草人将修改完善的文件报委托单位审查，根据委托单位签字的审核意见，对报告进行修改，修改后起草人在《采购文件自审、内部审核检查表》上签字，同委托方汇签的文件一起报部主任复审，复审后部主任在《采购文件自审、内部审核检查表》上签字，最后将委托单位的汇签文件和部主任审核后的文件及检查表报签发人，签发人审核后签字，文件正式发放。 汇签后部主任对有争议的文件，报总工复审，总工复审后报副总签发。 5 电子文档的使用 5.1 在文件审核中，应当使用电子文档通过共享在网上进行。审核人在电子文档上使用word“插入批注”工具进行批注，并填写纸质记录表，由文件起草人对照修改文件。 5.2 不用word“插入批注”的方法时，可以用下列颜色的字体表达修改内容： 1）红色字体：审核人认为是不正确的表述；审核人发现文件该处内容不正确，需要修改，则将其改为红色；文件起草人应对红色的部分进行修改。 2）粉红色字体：审核人注释的内容；在正式文件中这部分内容不应显现。 3）蓝色字体：审核人直接修改的内