“一单到底”操作步骤与流程.doc

客户订货单“一单到底”操作八步骤与流程图 为确保系统订单数据的真实性，督促经、分销商订货产品（包括赠品/陈列奖品）及时配送到位，完善核销资料，特制定此客户订货单从店主订货－配送商送货－店主收货－业代收货确认－财务核销单“一单到底”操作步骤与流程如下： 客户订货单说明： 目前的客户订货单三联（目前为三联碳化复写纸，为避免现有已印制的客户订货单浪费，目前暂用三联，今后增加“业代留存”一联，共四联）： 第1联“公司留存”，业代留存以备下次拜访时与店主确认订单送达实际； 第2联“送货人留存”作为经、分销商配送依据，并经收货客户作收货签字确认后，返回办事处以作系统订单“已送达”确认； 第3联“收货客户留存”作为收货客户收货时对订货品项、数量、进货价格、赠品/陈列奖励品以及订货签字人的确认依据。 二、具体步骤： 第一步：业务员接单：业代下建议订单并经客户确认，完整填写客户订货单内容（包括订货品项、数量、价格、赠品/陈列奖品及数量等）后，请客户在“客户订货确认”栏签名确认（一式三联，碳化复写纸），表示“已订货”（不允许在客户赠品签收处让客户直接同时签名确认）；同时，第三联留存给收货客户处。 第二步：送交订货单：业代将第二联订货单当天送至配送经/分销商处；第一联带回办事处留存。 第三步：配送商送货并店主确认收货：经、分销商凭第二联订货单在24小时内（订单生成并当天送达配送经/分销商处之时算起，下同）送货时，要求收货客户签名确认，表示“已如数收货”。若有赠品/陈列奖品，在“客户赠品签收确认”栏签名确认，表示“已如数收货和赠品/陈列奖品）。若部分货物/赠品/陈列奖品送达，则需具体标注送达明细。 第四步：收货确认单取回、上交：业代48小时内将第2联已经收货客户确认“已如数收货/已收赠品/陈列奖品”的订货单取回，汇总至办事处销售行政处（配送经/分销商处不留客户订货单）；对未及时配送到位的订单再次追踪、督促。 第五步：订单系统核对确认并抽查：办事处销售行政（要求销售行政自行保管好各自的帐号与密码，一旦泄密，给公司造成不必要的损失，将追究当事人的责任）在72小时内将第2联收货客户已确认收货的订货单，凭短信回复订单号与系统业代短信发送订单一一核对，并在系统中点击确认“已送达” （96小时内不手工点击确认“已送达”，订单系统将自动予以删除该订单）。 办事处销售行政在72小时内对“客户订货确认”签名与“客户收货确认”签字笔迹或签名不一致的订单予以电话一一检查；其他订单当天电话抽查每个业代的10％订单；检查若有疑问订单，由主管当天现场核实，注明核实结果并签名。 第六步：店头实际送达与否确认：业代下次拜访客户时，凭第1联“公司留存”与收货客户核对经、分销商货物/赠品（陈列奖品）实际送达与否？要求收货客户签名确认。 第七步：两联核对、整理：业代凭已确认收货的第1联与第2联核对，发现有不一致的，在系统中直接删除订单；主管当天对分销商的配送情况再次核实，注明核实结果并签名。 当核对一致时，业务代表要整理第一联和第二联.第一联在前,第二联在后.将两联整理整齐后交给销售行政。 销售行政根据业代编号整理各业务代表的订单，编号小的业代在前,编号大的业代在后。销售行政将办事处整理好的订单交给城市经理签字后寄给大区财务。 第八步：财务核销：大区财务在收到办事处资料时首先查看资料是否按照公司要求整理,未按照要求整理的不予审核直接退回办事处。 若已按公司要求整理,则抽查每个业务代表1%的订单。抽查中发现20%不合格的不予核销退回办事处, 由办事处经理确认。城市经理务必在两天内核实后再次按要求上报，对真实部分资料核销；若超过规定时间或发现有虚假，不予核销，并按公司相关制度规定处理。 三、操作流程图 附：操作流程图： 3 订货客户签名 若有赠品/陈列奖品，收货客户签名。 若无赠品，收货客户签名；以后“备注”改为“客户收货确认” 若有赠品/陈列奖品，收货客户签名。 若无赠品，收货客户签名；以后“备注”改为“客户收货确认” 流程 说明 步骤 大区财务 业务代表 业务代表 大区财务抽查每名业代1%核销资料 与配送商提供的第二联核对，不一致！ 系统删除原订单 与配送商提供的第二联核对一致！ 两联合并交大区行政 否 是 下次拜访客户时，凭第一联向订货客户确认：是否已送货 签名确认 发送短信订单 办事处销售行政 72小时内 核查业代10%订单；对订货、收货确认签字异常的电话抽查；有疑问的交主管当天现场核查 未主动确认订单 系统96小时后自动删除 72小时内 将已确认送货的订货单第二联，按订单号进行系统确认“已送货“ 业务代表 业代48小时内将第二联订单取回汇总至办事处销售行政处 终端客户 配送商 赠品签收确认 收货签字确认 配送经、分销商持第二联送货至终端客户 业务代表 第三联：交客户留存 第二联