高效时间管理(学员讲义)8月25日.ppt

讲师：祁建华 高效时间管理 ——如何驾御你的时间 课程要点 一、树立起你的人生使命感 二、时间管理就是人生管理 三、依使命而订立目标 四、达至目标最佳方法 —计划 五、时间管理工具 六、时间管理理论 七、有效授权七步骤 八、对付十大陷阱的妙招 学习期望 通过设定目标确定我们的工作重点和方向。 排定每期、每周、每日工作计划，并可使用目标规划行动表。 判断问题的优先次序，清晰事务处理原则。 通过授权节省时间，把精力放在更重要的关键问题上。 一、树立起你的人生使命感 使命与角色 人生的比喻 经典个人使命宣言 以原则为中心来作出选择 你将拥有一幅完全不同的图景 使命与角色 什么是使命？ —“我到底是怎样的人？” —“我用什么原则来运作我的人生？” 你是否清晰自己的角色？ 二、时间管理就是人生管理 浪费时间所带来的压力 由个人成功至团队成功 时间分析 什么是时间管理 事件控制分析 评估你的时间运用情况 浪费时间所带来的压力 时间分析 可支配的时间 使用率 分配原则 质的配合 什么是时间管理 时间管理的关键在于…… 列出我们能控制的事件 列出我们不能控制的事件 自然法则 如果我们控制不了生活中的事件,我们就会反为各种事件所控制。 什么是时间管理 适当控制时间 制定合理的计划 控制打扰 井井有条的办公地方 时间是怎样被浪费的？ 无法有效运用工作时间的原因 目标太多，不切实际 意志不坚，善变 事必躬亲 习惯散漫，没有条理 工作时间管理的方法 明确目标 订定工作计划 掌握工作内容 排定优先次序 授权 自律 三、依使命而订立目标 什么是目标 为什么要设定目标 如何设定目标 何谓好目标 ——SMART聪明方程式 撰写目标的原则 好目标举例 什么是目标 改善现况的机会点 计划将会发生的事 有期限的远景 为什么要设定目标？ --有目标才有方向 何谓好目标 SMART--聪明方程式 Specific 具体明确的Measurable 可衡量的Attainable 可达成的Relevant 相关性Time-bound 有时间性 撰写目标的原则 表达精确 简化目标 使用定量目标 使用行动词汇 四、达至目标最佳方法 —计划 制定计划的益处 行动计划步骤 ——制定一个简单的计划 如何将计划付诸实施 计划是预先决定： 做什么 如何做 何时做 由谁来做 需要些什么工具、物料和资源 制定计划的益处 节约时间和精力，提高效率 能恰当地利用时间 自律意义 共同目标 减轻变动的冲击力 行动计划的步骤 制定一个简单计划 如何将计划付诸实施 最简单的计划是将要做的事一一列出，包括： 每日计划、每周计划、下月计划 定期要处理的事情 （每周或每月或每年） 五、时间管理工具 每日工作单使用步骤 每日工作单 每周工作计划 月工作计划表 每日工作单使用步骤 写下事情 预估每件事情所需的时间 确认优先次序(ABC) 预留缓冲时间 执行 追踪及调整 六、时间管理理论 事物处理的优先次序 时间管理中的80/20定律 “时间管理”理论演变过程 重要 Vs. 紧急 时间管理矩阵图 事物处理原则 我如何使用我的时间 派律多金律 “人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是 来自百分之二十的活动。” －Pareto “有效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且 需立即处理的紧急危机事件。他们将焦点放在重要 但不紧急的第二象限活动上，以保持产出与产能的 平衡。” －Stephen R.covey “时间管理”理论演变过程 重要 Vs. 紧急 重要 你个人觉得对你的使 命、价值观及优先目 标具有贡献的活动。 紧急 你或别人认为需要立 刻注意的事和活动。 时间管理矩阵图 事物处理原则 我如何使用我的时间 七、通过授权来复制时间 授权的种类 ——下达指令型 ——充分信任型 成功授权的好处 有效授权七步骤 授权是通过他人而达成任务、解决问题的技巧。 授权的原则 ——授 权 不 授 责 当你授权时，你需要：  有系统、有步骤 有效授权七步骤 步骤1：决定事项——什么任务可以授权 步骤2：决定人选——可以授权与谁 步骤3：共同讨论——清楚的交流 步骤4：决定时间架构——时限认知 步骤5：提供权力与资源 步骤6：订定追踪频率 步骤7：肯定与回馈 小结：时间管理六个步骤流程 附件1： 你知道自己的职责吗？如果没有把握，重新把职责弄清楚。 检查你的工作负荷——列出非必要的工作浪费时间的程序。 经常规划工作、努力实现目标。 寻找最适合自己的工作风格的方法及最有效率的