对外接待管理制度.doc

版本号： 2011版 附件数：6 密 级： 机密 撰写人： 审核人： 副总裁 审批人： 董事长 对外接待管理制度 目 录 1.目的 2 2.范围 2 3.名词解释 2 3.1对外接待 2 3.2普通接待 2 3.3集团高层活动接待 2 3.4重大业务活动的接待 2 3.5接待费用 2 4.职责 2 4.1集团综合部 2 4.2分子公司综合部 3 4.3接待部门 3 4.4 财务中心 3 5.管理制度 3 5.1接待的规格和礼仪 3 5.1.1接待规格 3 5.1.2接待礼仪 3 5.2招待和宴请的审批和标准 4 5.2.1招待用餐 5 5.2.2宴请 5 5.3住宿接待标准 7 5.4接待费用控制及报销 7 6.工作流程 8 7.注意事项 10 8.附件 11 1.目的： 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了使对外接待工作规范有序，树立公 司统一形象，本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭节约”的精神，结合公司实际， 特制定本制度。 2.范围： 2.1适用范围：鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司 2.2发布范围：鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司（以下简称“集团”） 3.名词解释： 3.1对外接待：主要是指公司及所属各部门，以及各分子公司经营管理活动所必需的接 送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 3.2普通接待：是指对正常工作时间内到集团来访客户的接待工作，如各子公司、各职能 部门的业务接待活动。 3.3集团高层活动接待：是指各级领导到集团和各子公司考察的接待。 3.4重大业务活动的接待：主要指对集团投资项目考察、重大业务项目洽谈、重大业务的 签字仪式等活动的接待工作。 3.5接待费用：指用于招待来宾的住宿费、餐饮费、旅游费、娱乐费、烟酒费、礼品费等 相关费用。 4.职责： 4.1集团综合部： 4.1.1归口管理接待工作，负责集团的接待策划、组织、管理、协调工作； 4.1.2负责公司高层接待活动、重大业务接待活动组织、策划和实施工作； 4.1.3负责与宾馆、饭店等对口单位签订服务合同或协议，并每年评估协议单位的综合 情况，确定是否续签协议； 4.1.4负责礼品的策划、选择和采购； 4.1.5负责对相关部门人员进行接待礼仪等知识培训. 4.1.6负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。 4.2分子公司综合部： 4.2.1负责所属的公司普通接待的策划、组织、管理、协调和实施工作； 4.2.2负责本公司普通接待费用的年度资金计划申报与报销。 4.3接待部门（集团及各分子公司各中心、各职能部门及项目部）： 4.3.1负责本公司普通接待中的策划，并配合协调和实施工作； 4.3.2配合接待费用的报销工作。 4.4 财务中心：负责接待计划费用预支、审核、报销。 5.管理制度 5.1接待的规格和礼仪 5.1.1接待客人的规格 应根据具体客人情况确定。一般情况下遵循以下原则： 5.1.1.1高规格贵宾接待：市县级以上领导接待，由公司领导参加活动目的等因素确定宴请食堂提前小时食堂按用餐人数安排工作餐回民食堂清真 5.2.2.1.1宴会（早宴、午宴、晚宴）招待会（冷餐会和酒会）茶话会?因工作需要在外面的，因工作需要因工作需要在外面， 餐饮标准 接待性质 标准范围 最高规格 根据高管安排 由公司高管特批接待 公司高管接待的客人 高规格 200元/人/餐（不含酒水） 主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客 重大关联宾客或县级以上客人 中等规格 100元/人/餐（不含酒水） 主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等 重要合作伙伴或副县级以上客人 普通规格 50元/人/餐（不含酒水） 与公司业务相关的一般商务往来 一般客人 5.2.2.4餐饮酒店的选择 所有餐饮全部安排在集团协议酒店，如需特殊安排，接待部门需在《会议（活 动）接待申请单》中注明并说明原因，报集团综合部批准后实施。 5.2.2.5其他 5.2.2.5.1在宴请过程中本着勤俭节约的原则，要严格控制陪餐人员，不得一客多请。陪餐人数要严格控制，一般人按来客人数的二分之一安排确因需要，最多不超过人不得超过来客人数。过程中包租舞厅、卡拉ＯＫ厅特殊情况需报请批准。 5.3.1接待活动中的住宿或会务酒店均需安排在三星（含准三、三星）以上标准酒店； 5.3.2接待标准分为重要宾客和一般宾客两类，如下表： 接待标准 住宿标准 接待性质 费用结算 贵宾 5星 由集团高管特批接待 公司全部结算 重要宾客 4星 主要接待对集团业务与发展有重大促进的宾客 公司全部结算 一般宾客 3星以上（含准三、三星） 主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等 公司承担对方报销标准以外的费用 5.3.3住宿酒店的