会议主持与管理技巧训练.ppt

會議主持與管理技巧 為了通知 為了跨部門協調 收集意見 為了訂定目標 為了因應緊急狀況 為了解決問題 為了計劃或作策略 為了作決定 為了得到承諾 為了獲得結果 3.會議的四個階段 內容不要過於簡單或模糊 通知項目應適度的分類 最理想的會議通知時間是 “?天前”  步驟二 - 評價資訊  引出(derivation) 意見 1.如何處理與會人員不發言 2.如何處理人身攻擊 3.如何處理離題(beside the point)的狀況 4.如何處理爭議(dispute)的議題 5.如何處理部門的本位(basis)主義 6.如何處理爭功(contend for credit)諉過的情況 7.如何處理抱怨(complain)的情況 ? ? ? ●會議結束與後續的追蹤 ●會後的提醒工作 1. 依本次會議記錄，確定下次開會時間 2. 準備下次開會通知 3. 追蹤本次會議同意行動方案進展 4. 追蹤本次與會人同意行動方案的進展度 5. 提醒與會人準時參加下次開會 ●下次會議準備事項 1. 確定上次會議與會人均收到會議記錄 2. 製作及發出下次會議通知 3. 確定下次會議出席人數 4. 下次會議如有任何更動，確認與會人均知道 ?使會議紀錄成為一個公開的紀錄。 ?紀錄參加者的意見，清楚交代決定，行動事項及會後的追蹤事宜。 ?傳達正當性及重要性，讓無論與會與否的所有相關人員可以放手去採取行動。 ?數字、指標、權責的確認。 2.執行力的四個構面 (10).處理辣手的問題 ?解決關於「人」的問題 ?處理「困境」 ●活化員工的會議 ?保持員工會議的簡短 ?使會議成為激勵工具 我的角色事什麼？ 我做的正確嗎？ 我做了什麼不同的事情？ 在處理色別的事情時，什麼是我的優缺點？ ??? ●一般常見會議進行的衝突事件(out of control)：  ●衝突事件處理方式 1.： Step.1描述事實 Step.2說明導致何種結果及影響 Step.3要求與會者或他人的意見 Step.4要求改進方案 Step.5謝謝對方合作  step1.說出對方的問題點及帶來的影響性 step2.說出自己的感受與建議 step3.要求對方停止 step4.要求對方針對議題給意見 step5.謝謝對的合作 ●衝突事件處理方式 2 .  ●.如何使會議進行流暢 確保會議的流暢：清楚地能夠根據議程，從一個項目進行到另一個項目。 與會人員皆能在預期的目標下，有效的掌握時間，達成任務。 運用現場記錄，寫下會議中間所討論的重要事項。 善用關係維持中的發問，傾聽和回饋技巧，以確保與會人員之參與度， 促進會議關係的和諧。 運用各項分析工具，來管理會議期間所產生的爭議，以確保會議主題的有 效被進行，枝節的問題也能在待辦表詳列並作未來檢討之事項。 (11).會議中隨附的資料教材 隨附的資料應該是提供需要的資訊，使討論清晰、或加強重點； 它們不應該變成會議的主角。 好的資料是與討論的主題有關，而且一於了解，不會擾亂對話的流 暢性。 (12).視聽器材的輔助 再會議中適當地使用視覺器材，可以增強會議效果，而 非喧囂混亂。 (13).完整的結束會議 會議的程序包括幾個關鍵步驟； (1)資料出現 (2) 討論 (3)下決定 (4)同意行動 而完整的結束會議的程序； (1)準備去結束會議 (2) 結束會議 (3) 表達感激 .會議的結束 ? 使用結論式的問題。 - 說明什麼樣的結論，可以視為這次會議的結果。 - 下一個步驟是什麼？ - 誰將負責？何時該完成？ ? 使用封閉式的問題，以決定會議是否符合目標。 - 大家是否同意已經完成了我們的工作？ - 大家是否都滿意這次會議的結果？ ? 確定已記錄會議的相關決定、行動項目、追蹤的責任和截止期限。 ? 請與會者簡短評估會議。 ? 以最短的期限，發出會議紀錄摘要或書面行動方案。 評估的目的事讓下次的會議更具價值。 評估會議最簡單的三個問題； (1)發生什麼事？ (2)完成了什麼事