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創意無限的商務簡報製作 Microsoft? Office PowerPoint? 2003 王仲麒 台灣微軟資深技術顧問 議程 簡報溝通的工具 簡報的準備與規劃 題材的搜集與運用 活用音樂特效 善用動畫與影片分享 互動簡報的影響力 群組與團隊的協同作業 商務簡報的各種安全管理與共享 簡報時代 什麼人需要做簡報 簡報絕對不是業務員、企劃人員的專利！ 每一種職位的人員都有機會做簡報。 簡報不是演講，不需要長篇大論，只要精簡扼要的重點說明，好的簡報也可以彌補口才的不足！ 簡報的好處 簡報就是作秀，秀出你自己、秀出你的公司、你的商品、你的專業…. 成功的簡報流程 確立簡報的目的與任務 確認簡報的對象 籌備簡報的內容 事前演練 發表簡報 現場回答問題 事後檢討 簡報工具 傳統投影片、投影機 電子簡報 幻燈片、幻燈機 書面簡報 電視影片 網頁簡報 規劃演講內容 要有清晰的目標, 內容必須精要確實, 重點去蕪存精 演講若有輔助資料, 也須力求清處簡潔 同時, 內容也必須具有專業性, 才能有說服力 內容儘量使用簡單易懂, 又順口易記的文字 畫龍點睛式的風趣,, 可以讓聽眾有興趣並能幫助聽眾記憶演講的重點, 享受聽講的樂趣 要能強調主題與重點, 並理出綱領摘要與演講秩序, 以協助聽眾能組織資料 每一張投影片若僅有文字, 則每頁不超過 6 行; 頁標題文字不超過 2 行, 每行不超過 20 個字(建議) 仔細分析聽眾的背景 聽眾的平均年齡層 聽眾的教育程度與知識水準 聽眾的性別比例 團體單位或機關的工作性質 考慮其它游離的聽眾 演講的主題與聽眾的關係 好的簡報可以 ... 節省會議進行時間 讓聽眾能夠吸收更多的知識, 獲取更多的資訊 專案或提案能夠更增幾分成功的機會 簡報的開場 主題的介紹與說明 簡報的程序與步驟 論點, 主張與發展 重點整合 使用投影機演講的技巧 即使講到一個段落, 已不需要投應片時, 也不要站在投影的前方, 遮住聽眾的視野 不用投影機時, 記得將開關關掉, 或是將銀幕投影弄暗 投影片位於投影機上時才開機 觀眾的視覺與聽覺要雙方面的相互配合, 不要所講的內容與話題與投影片的播映秩序不協調 不要直接唸出投影片上的文字內容 投影機的燈光打開後, 演講的音量就應加高一些 已放映過或尚未放映的投影片, 要有分開放置, 再度使用時才不會亂 簡報的演講瀏覽秘訣 製作簡報教材前的準備 規劃演講內容 仔細分析聽眾的背景 考量聽眾人數的多寡 演講場地大小 硬體設備的支援 根據聽眾與目標，要考慮到… 具體概念 文字內容 設計 印刷體裁 顏色 決定教材整體個性 教材的形式與公司的特質、特性、文化是否相符？ 教材是… 起擬草圖 製作情境分析 設計教材的幾個原則 要簡單易懂 不一定要填滿每一張投影片 要有系統邏輯 注意視線方向性 要有主題 適切的分割畫面(投影片版面) 確認主要聽眾的類型以及注意事項 主管 決策的輔助資訊 簡單扼要、掌握重點 熟記關鍵數字 同事 經驗分享 凝聚共識 加強彼此工作默契 簡化內容有助於記憶與溝通 客戶 宣傳目的 決定簡報重心 瞭解客戶、瞭解競爭對手 協助客戶做出決定的輔助資訊 媒體 分享工作 產品成果 正面宣傳 開門見山破題而出 準備書面資料 簡報的內容 - 架構與邏輯 起(10%) 開場 承(40%) 主題 轉(30%) 解決方案 合(20%) Q A 內容大綱精靈 PowerPoint的內容大綱精靈是最佳的簡報樣板 起 - 開場 自我介紹簡潔有力 團隊成員介紹 留下聯絡方式 承 – 主題 化繁為簡，盡量以圖、表與動人的文字與簡要的數字來呈現 市場分析 蒐集資料的管道 圖表資料必須一目瞭然、凸顯專業 競爭分析 量化數據，具體比較 善用商品圖片圖表 公司現況 營運數據整理成有意義的結論 善用地圖圖表 轉 – 解決方案 流程圖表是最佳工具 預期效益 將效益轉成數字 將數字轉成圖表 活用各種行銷圖表、流程圖表、效益圖表 合 – 簡報結論與QA 提出風險評估 列出問題自問自答 感謝參與 聲音決定了簡報的魔力 簡報中播放音效，包括如何啟動音效，並讓音效在您想要的時候播放。以及讓音效重複播放，並取得在投影片上隱藏音效圖示的秘訣。 多重聲音 如果您將其他聲音插入相同的投影片中，聲音圖示會重疊在一起。如果您要按一下每個圖示來開始播放每個聲音，則您必須在插入之後將每個圖示拖開。 依預設，聲音會以您插入的順序進行播放。 簡報中的聲音檔可以是內嵌或連結 依預設，如果聲音是 .wav 檔且大小小於或等於 100 KB，它將會內嵌。其為您 PowerPoint .ppt 檔案的一部份，且會跟隨著簡報。 大於 100 KB 的 .wav 檔及其他所有聲音檔類型將會連結到簡報中。這些聲音將會從 .ppt 檔