加拿大商务写作教材 第八章 写坏消息.ppt

第八章 写坏消息Writing Bad-News Messages 学习目标： 1、运用三个写作步骤写坏消息； 2、表明如何达到一个以听众为中心的基调，并解释它为什么会帮助读者； 3、区分写坏消息的直接和间接组织方式，并讨论什么时候适当地运用每种方法； 4、讨论尽可能清楚、友好地说不的三种技巧； 5、阐述诽谤并解释在坏消息中如何避免它； 6、列出给求职者传达坏消息的三种方法并简要介绍每一种； 7、列出业绩评论的目的，给出三种业绩评论技巧，并列出给出消极评论时的五种方法 第一节 运用三个写作步骤写坏消息Using The Three-Step Writing Process For Bad-News Messages 分析 、调查和校正帮助你避免远离读者 一、计划你的坏消息（Step 1:Planning Your Bad-News Messages） 二、写坏消息（Step 2:Writing Your Bad-News Messages） 恰当的组织帮助读者接受你的消极消息 三、完成坏消息（Step 3:Completing Your Bad-News Messages） 第二节 构建坏消息的策略（Developing Strategies For Bad-News Messages) 一、创造一种以读者为中心的语调（Creating an Audience-Centered Tone) 1、 在消极信息的写作中，你的语调对帮助读者更有效地理解你的信息起重要作用，主要表现在： 阐明一个公司的决定使读者对你的坏信息能够接受 理解这个决定，在那种情况下，你的决定是公平的、合理的 使读者更好地记得倾向于（disposed)你的商务 保持他们的自豪 2、怎样创造一种以读者为中心的语调 使用“您”的态度 选择积极词语 运用礼貌语言 二、运用直接的方式（Using the Direct Approach) 读者分析对于坏消息的组织形式至关重要 什么时候用直接的方式？它的优点是什么？ 如果你知道你的读者首先他有准备接受（宁愿选择）坏消息，或者事情较小，并且消息将给读者带来较小的伤害或失望，用直接的方式。 直接方式（在开头陈述坏消息）有两个优点： 能使信息尽量简洁 读者需要较少的时间抓住坏消息本身的主要内容 三、运用间接的方式（Using the Indirect Approach) 什么情况下使用间接的方式？在坏消息的组织中运用间接方式连续的因素有哪些？ 当你的读者还没有做好准备，读者不乐意接受这个坏消息时，读者这时动了感情。 （1）开头用一个缓冲部分（2）接着是对坏消息的原因进行合乎逻辑的、中立的解释（3）接着用一种清楚的且外交策略陈述坏消息（强调任何好的消息，减少坏的程度）（4）用一种积极的有帮助的友好的充满期望的陈述结尾 1、用一个缓冲做开头（begin with a buffer) 什么是缓冲？为什么一些批评家认为缓冲是不道德的？ 缓冲是一种非直接方式开头的方法。这种方式是一种中立的、不引起争论的陈述，是和你的信息密切相关的陈述。 一些批评家认为缓冲是不道德的。因为他们认为用缓冲是人工操纵的，是不诚实的，因而是不道德的。 在坏消息的写作中，用缓冲的要求： 中立、有关、非误导、肯定、简洁；避免说“不”；避免使用一种万事通的语调；避免冗长的、无关的词语和句子；避免道歉；避免写太长的缓冲 2、接着是理由（ follow with reasons) 当运用一个非直接的方式宣布一种消极的决定时，在解释决定之前，描述你的理由的目的是什么？ 你的目的是在你解释那是一个什么决定之前，解释为什么作出你的决定。 较好的理由写作必须是：详细的；得体的； 个别的；非道歉的；积极的。 3、陈述坏消息（state the bad news) （1）尽可能清楚、友好地说不的三种技巧 第一，减轻坏消息 减少专心于坏消息的空间和时间 最小的强调点 将坏消息插入段落的中间部分或者使用附加说明的表达方式 第二，运用一个有条件的陈述，暗示读者能够接受 第三，告诉读者他已做了什么，而不是没有做什么 4、用一个积极的结尾(End with a Positive Close) （1）方法如下： 建立友好 为行动提供一个建议 提供一个未来的方向 （2）无论采取哪种结尾方法，都应 保