华贸国际货运有限公司财务部.ppt

 华贸国际货运有限公司财务部 2008年6月 上海 课程目标 了解公司应收帐款管理的制度和规定 掌握催收的流程和方法. 增强总部和各分公司协调沟通,统一思想,统一步骤。 目录 一 、公司应收款管理制度 二 、收款的流程,内容及具体方法 三、总部和各分公司对应应收款的对帐流程，时效及 异议处理原则. 一 、公司应收款管理的制度 收款部门的组成 收款人员的工作内容和任务 核销单管理 1、 收款部门的组成 无论是总部还是分公司都在财务部下设专职的收款部门或收款员(包括专职的退单员). 必须要由财务来收款. 必须要设专职收款员. 2、收款人员的工作内容和任务 A. 负责公司所有的应收帐款的对帐,收款及销帐. 收款员要做好从对帐到销帐的全过程. 2、收款人员的工作内容和任务 B.负责公司所有佣金的对帐,请款或对抵. 1、必须要由财务人员负责. 2、退佣流程:客户提供退佣清单——与客户确认——做请款单退客户或与其相应的应收对抵. 3、注意事项:请客户提供相应发票 . 3、核销单管理 A. 由财务收款员负责管理. B. 管理的原则： 服务第一 控制第二 C. 与业务部门的协调问题 二、收款流程,内容及具体方法 1、应收款收款的准备工作及途径 2、正常收款流程，时效控制和二次确认 3、超标帐款的催收方法 1、应收款收款的准备工作及途径 A、了解客户的基本资料和付款期 途径: 可以在公司业务档案中取得 B、整理准备对帐清单 途径: 可以在财务应收系统(或用友系统)中获得 2、正常收款流程,时效控制和二次确认 A.流程图 B、时效控制 1.对帐单传递到客户(每月5号前) 2.与客户对帐 重点在二次确认 3.收款(合同期内) C、二次确认工作 流程: 1.收到客户不确认帐款的信息 2.立即反馈到业务部门或结算部门 3.取得业务部门或结算部门的回复 4.再次与客户确认 5.重新开票或得到客户确认 6.收款 3、超标帐款的催收方法 A.与业务部门的沟通和配合 B.应采取的相应措施 C.具体的催收方法 A、与业务部门的沟通和配合 1.及时汇报和沟通,请业务人员协助收款. 在确认对方是故意拖欠的情况下，第一时间通知业务人员. 2.以报警表的形式告知业务部门及财务部各相关负责人，并召开两部门共同参加的协调会. 根据协调会的意见开展工作,并及时将收款进度和结果汇报各有关部门. B 应采取的相应措施 在与业务部门沟通并取得分管总经理批准财务可采取以下相应措施: 　 1.扣留提单 2.扣留核销单 3.扣货及停止接单 C、具体的催收方法 　 1. 追帐函件 2. 电话 3. 面访 4. 法律手段 1、追帐函件 好处与坏处 好处： 1. 可留下记录文件； 2. 提醒对方重视； 3. 态度温和可以继续沟通。 坏处： 对方可以称未收到或不予理睬。 2、电话 在收款方法中，电话追帐的使用率是最高的. 与函件的区别和配合: 函件及传真是单方面的叙述，而电话是双方面的直接沟通； 函件是表示意见的良好工具，但缺乏灵活性，而电话则弥补了这一缺陷. 所以，收款方式最好是电话和函件交替使用。 2、电话 八大要点 有备：事先备齐所有文件并透彻了解； 礼貌：以礼貌的服务态度进行沟通； 明示：表明打电话是为了解决问题； 聆听：