推荐企业档案管理业 务流程.ppt

全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定 分类号是根据分类方案设定的类别符号 案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号 根据需要填写档案盒封面、脊背 全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷 全宗卷的主要内容： 接收、移交目录、记录、说明 分类、档号编制方案、说明 档案鉴定委员会名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册 三、全宗卷 安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况 档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案情况等管理台账 全宗指南（介绍）、利用权限说明、档案利用典型实例等 软件说明、操作手册、数字档案馆（室）和档案数字化情况说明等 第三节 企业档案的鉴定与保管 企业档案的鉴定 保管工作 档案工作设施、设备配置 企业应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。 一、企业档案的鉴定 从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。 制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。 保管期限一般分永久、长期、短期。 永久: 30年以上 长期：10以上至30年以下（含30年） 短期：10年（含10年）以下 （一）文件材料价值的鉴定 无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限 无保存价值的档案经企业法人代表批准后销毁，销毁清册永久保存 档案销毁必须实行两人以上监销 （二）到期档案的鉴定 保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。 档案入库前应去污、消毒、去酸 对不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护 对一些不利于档案保护的包装物应去除 重要档案应考虑异地备份保存 二、保管工作 （一）档案的保管 底图应存放在底图柜中，不易折叠 磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中 光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内 及时补救或修复受损的档案 采取防火、盗、光、有害气体、潮、高温、尘、虫等措施 区分载体控制库房温度和相对湿度 坚持温湿度登记，温、湿度应符合各类载体的保管要求 定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患 定期核对库藏档案,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明 （二）库房管理 档案库房 远离存有易燃易爆物品 不在地下楼层或顶层 楼面应满足档案及其装具的承重要求 符合防火、盗、高温、潮、光、尘、虫、有害气体等有关要求 库房照明应采用冷光源荧光灯 三、档案工作设施、设备配置 （一）设施要求 设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要 档案馆建筑应符合有关标准要求 阅览室 办公室 档案业务和技术用房 陈列室（展览室） 档案装具 档案柜架应牢固，具有防火、盗、尘作用 磁性载体档案宜采用防磁柜存放 其它非纸质载体档案应保存在专用柜、架、盒中 档案的卷盒、卷夹应采用无酸制品 （二）设备要求 库房保护设备 配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备 根据库房管理需要配备空调机、去湿机、加湿器等设备 必要时配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备 日常管理设备 装订机、打印机等设备 除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、去酸等设备 照相机、摄像机、复印机、阅读机、裱糊机等设备 计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备 根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机。 第四节 企业档案的统计与利用 做到统计数字准确无误 统计资料按时报送，统计活动符合规范 日常统计工作要有台账 及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表 一、统计工作 设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批 利用档案应按规定登记，利用效果突出的应进行登记 提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案 二、利用工作 编制多种检索工具满足利用者需要 结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业服务 举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象 第四章 企业档案管理业务流程 本章主要内容 企业档案的收集与进馆 企业档案的整理 企业档案的鉴定与保管 企业档案的统计与利用 第一节 企业档案的收集与进馆 收集工作 企业文件进馆工作 企业产权变动过程中档案的归属与流向 国有企业产权变动中档案的流向 国有破产企业档案的流向  本企业业务职能部门移交文件归档 外单位转让或移交 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让 面向社会收集、征集相关材料 一、收集工作 （一）企业档案的收集渠道 承办部门将《档案移交（接收）登记表》随同归档文件一起向档案部门移交 档案部门接收档案时，要认真核