七会务组织及会议材料准备.ppt

* * . 思考： 1、 假如你是小王，如果放映机在十点十分还未送到，应该如何处理? 你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程? 2、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排? * * . 情景案例2 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?? 一气之下，都回家去了。 ????事后，会议主办机关的领导才解释说，因办公室人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 思考： 这个案例告诉在会议准备时应注意什么问题呢？ ? * * 指导会务工作的原则有哪些？ 1、准备充分； 2、组织严密； 3、服务周到； 4、确保安全。 会务管理的三个阶段及工作流程: 会前—会中—会后 * * （一）会前准备 1、内容 A、确定会议的主题 B、确定参加会议的人选 C、确定会议日期、时间的决定 D、选择会议场所 E、确定会议议程 F、会议通知 G、会议资料的准备 * * H、会议场所的布置 I、出席者的位置 J、做好会议预算 K、会议用品的准备 L、为来宾安排食宿交通等 M、看板和标示板，胸章名牌 N、新闻摄影及报道 O、会议值班及保卫 * * 2、流程：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 * * 3、相关知识： （1）会议通知的写作和传达方法 通知应包含的内容: A、会议的名称 B、出席会议者的姓名或组织、部门的名称 C、日期、时间（开始到结束的预定时刻） D、地点 F、议题 G、主办者的联络处、电话号码等 * * （2）会场布置要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现会议的意义、气氛和效果均不相同。 * * A、会场形式的选择确定 相对式： 主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 * * * * 全围式 不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。 * * 半围式： 介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、拱桥形。 * * 分散式： 将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。 * * B、座次的安排 领导者（主持人、主席） 负责记录的人 其余参加会议的人 列席人员 * * 提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条地进行。 主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，一定要极其认真负责地对待。 * * 首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列， * * 主席台的布置： 领导为单数： 7 5 3 1 2 4 6 * * 办公室职能、办公室综合写作及会议、会务管理 山西经济管理干部学院 张海涛 * * 张海涛，男，1973年2月出生，山西经济管理干部学院发展规划处处长，经理学院副院长，高级经济师，工商管理硕士，山西领导科学研究会常务理事、秘书长，山西经济转型及企业研究会常务理事，主要研究方向为中观经济中的《发展经济学》、《产业经济学》，微观管理中的人力资源管理，撰写专业论文十数篇，参与《山西省县域经济比较研究》、《山西省企业经营管理人才队伍建设》等课题，有丰富的经济理论及企业实践经验。 联系电话 一、办公室的性质、地位和职能 二、企业办公室综合性文字材料的写作 三、