Excel数据处理功能的使用.doc

Excel数据处理功能的使用 摘 要：通过几个具体示例，介绍了Excel提供的筛选、分类统计、数据透视图表等几个数据处理功能的使用方法。 关键词：EXCEL；数据处理；图表 Microsoft office 家族中的Excel 是功能丰富、数据处理能力强大的电子表格软件。利用Excel 处理工作、学习和生活中所需的表格及表格中的数据，既容易掌握，又方便实用，是办公自动化的好助手。 本文将在Excel 的初级应用基础上，以教师工作任务为处理对象，介绍Excel提供的筛选、分类统计、数据透视图表等几个数据处理功能的使用方法。假设数据表格的数据包括学期、班级、课程名称、课时、部门、任课教师。 1.利用筛选功能进行各种查询 表格中包含有各学期、各部门教师承担的教学工作，可能需要查询不同部门或者不同学期教师工作情况，使用筛选功能可以很方便地进行操作。比如要查询2010年秋季，刑技2室教师的工作情况，操作如下： （1）在菜单中选“数据” – “筛选” – “自动筛选”。 （2）在“学期”选“2010秋季”，在“部门”选“刑技2室”。结果如图1。 图1 自动筛选 自动筛选可以筛选单项或多项，选择“全部”将取消筛选。 2.分类统计功能 统计工作是经常需要进行的一项功能，利用Excel的分类统计功能可以非常方便地完成。例如，要统计每个学期各部门承担教学工作量情况，操作如下： （1）排序 分类统计一定要先按照分类项进行排序。菜单“数据” – “排序”，以“学期”为主关键字，“部门”为次关键字进行排序，如图2。 图2 排序 （2）在菜单中选“数据” - “分类汇总”，如图3。 选择分类字段，此例选“部门”； 汇总方式，可以是求和、计数等，此例选求和； 选定汇总项，此例是对可是求和。如果有多项，可以逐个选择。 图3 分类汇总设置 分类汇总结果如图4。 图4 分类汇总结果 在分类汇总设置中选“全部删除”，可以删除分类汇总。 如果要统计某个部门各教师完成工作量情况，可以先进行筛选，然后以“任课教师”为分类字段进行设置。 3.数据透视表和数据透视图 如果要统计每学期各部门承担工作量情况，就需要利用数据透视表功能。 （1）选菜单“数据” - -“数据透视表和数据透视图”，导航分3步骤，选“完成”按默认设置进入“数据透视表”设置，如图5。 图5 数据透视表字段设置 （2）选择数据透视表的字段设置，拖动“学期”至行字段，拖动“部门”至列字段，拖动“课时”至表中心。将出现图6所示结果。 图6 数据透视表结果 （3）如果要根据上述表格生存统计图，可以选中A4:F7，然后进入菜单“插入” – “图表”，将出现图所示统计图。 图7 统计图 （4）上图类型不方便观察，可以通过修改图表类型来完成。选中图，从右键菜单中选“图表类型”，将图表类型由“堆积柱形图”改为“簇状柱形图”，如图8。 图8 图表类型选择 “确定”后结果如图9。 图9 簇状柱形图 如果要在图中显示课时数值，可以在选中图后，从右键菜单中选“图表选项”，在“数据标志”页面中选中“值”来实现，如图10。 图10 图表选项 在（1）中，菜单“数据” - -“数据透视表和数据透视图”，导航“3步骤之1”中选“数据透视图”，同样得到上述数据透视表和数据透视图。 Excel提供了许多非常有用的功能，需要在实际工作中不断学习，不断应用，一定能够提高工作效能。 1