河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范2011.doc

河南省公路建设项目 文件材料立卷归档整理规范 第一章 总 则 第一条 为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案质量，更好地为我省公路建设事业服务，根据国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、《公路建设监督管理办法》、《公路工程质量检验评定标准》（JTGF/1—2004）等有关规定，结合我省公路工程建设实际，特制定本规范。 第二条 本规范（简称）适用用于我省新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理及整理工作。 第三条 本规范所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）直至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本规范所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章 公路建设项目文件材料 立卷归档工作组织与职责 第四条 各项目法人单位应根据统一领导、分级负责的原则，依法对本建设项目档案立卷归档工作进行管理，同时接受本行业档案主管部门、项目所在地及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条 公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招标投标制，与工程建设同步收集、同步管理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条 项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条 各参建单位应配备具有相关工程专业知识和档案管理专业知识的专职档案管理人员，并保持其稳定性，明确本单位有关岗位和档案人员的岗位职责和要求，按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章 公路建设项目文件材料的收集 第八条 凡是反映与公路建设项目有关的重要活动，形成具有查考利用价值的各门类载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案，其具体归档范围按本规范附件1、2要求执行。 第九条 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。 第十条 公路建设项目各阶段文件材料收集归档工作责任分工按照如下进行： （一）公路建设项目在立项审批、工程准备、科研、交（竣）工验收、工程招标、资金管理等阶段形成的文件资料由项目法人单位负责收集； （二）公路建设项目在设计审批、工程勘测等阶段形成的文件资料由勘察设计单位负责收集； （三）公路建设项目在施工过程中形成的文件材料由中标施工单位负责收集； （四）公路建设项目在监理过程中形成的文件材料由监理单位负责收集。 第十一条 各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。 第十二条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件如保存在项目主管单位的，项目法人单位应让原件保管单位在复印件上加盖原件保管单位资料章归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证等文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件需复印保存，复印件应清晰。 第十三条 收集归档的项目文件材料应能全面，准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录必须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。 第十四条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰、修改规范、纸张优良、规格统一，小于A4纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。 第十五条 数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求。 第十六条 电子文件及纸质文件数字化的形成