第七章 档案保管工作.ppt

第七章 档案保管工作 一、 档案保管工作概述 （一）档案保管工作的意义 1.含义：所谓的档案保管工作，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以便维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。 2.具体内容： 1.档案的库房管理 2.档案流动过程中的保护 3.保护档案的专门措施 3.意义 档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大的影响。档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。档案保管工作不是单纯为保管而保管，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。档案的保管和便于提供利用基本上是一致的。 1）档案保管工作是开展档案工作的重要基础； 2）档案保管工作是开展档案工作的必要条件； 3）档案保管工作是延长档案寿命的必要手段。 （二）影响档案寿命的因素 为了解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾。档案损坏和遭受破坏的原因，不为乎社会原因或自然原因，或者说是人为因素和自然因素两方面。档案保管工作的任务，就是了解和档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。 简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。 （三）档案保管工作的具体任务????1）防治档案的损坏 要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。???? 2）延长档案的寿命　　 档案保管工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。???? 3）维护档案的安全　　 维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成政治上的不安全。 （四）、档案保管工作的原则和基本要求 （一）以防为主、防治结合 （二）按全宗和专业类项进行保管 （三）以保护为宗旨，以利用为目的 （四）加强重点、兼顾一般 （五）自力更生，勤俭节约 二、 与保管工作密切相关的群体 一）、档案形成者与档案保管工作 档案形成者对文件制成材料质量的关注程度，对文件有序排放的关注程度，都会影响保管工作的水平。 1.使用耐久的纸张、字迹材料； 2.管理过程中减少机械磨损和污染，防光、防有害气体等。 二）档案利用者与档案保管工作 1.不能自如使用检索工具 2.涂抹勾画 3.污染档案 4.任意拆装、复印档案 5.随意撕毁、剪裁档案 三）、档案管理者与档案保管工作 1.进一步提高对档案保管工作的认识。 2.进一步提高业务水平。 3.运用法律手段，切实负责地做好保管工作。 4.积极宣传、传播档案保护的知识和利用档案的有关规定、要求。 三、 保管工作的技术与方法 一）档案库房 （一）档案库房的建设 1.远离易燃、易爆、污染、腐蚀、高压输电线。 2.避免“顶天立地”。 3.交通方便，公共设施完备。 4.与档案工作人员办公室、生活间分设，防盗、防火、防水、防光、防尘、防有害气体等。 （二）档案库房的设置 1.档案库房温湿度的标准 （见下表） 2.档案库房应配备的基本设备 ①空气调节装备； ②防火设备、如自动报警器、灭火器具； ③档案装具。 3.档案库房的防光、防尘、防有害气体的措施 防光的措施有： ①库房窗子要少，东西方不宜有窗、南北向的窗子应小而窄，并加设遮阳措施。 ②库房的窗玻璃应采取一定的防紫外线措施。 ③库房照明应使用白炽灯。 ④存放档案应使用档案装具，档案文件不宜长时间放在近窗处。 防尘、防有害气体的措施有： ①正确选择档案库房的地址。 ②注意档案的密闭保存。 ③库房周围留有绿化地带。 ④库房维护结构表面应选择质地坚强、光滑、易清洁的财料。 ⑤档案材料入库前要做除尘处理、进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。 ⑥注意库房清洁卫生工作。 4.如何进行害虫的预防？ ①搞好库房内外的清洁卫生； ②对入库前的档案和档案库房严格消毒； ③使用驱虫剂； ④控制温湿度； ⑤定期检查档案。 （三）档案库房的类型 1.综合档案库房 2.专门档案库房 3.图书资料库房 （四）档案库房的编号 1.统一编顺序号 2.根据库房位置和特征进行编号 二）档案装具 （一）档案装具的种类 常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集