借款费用报销和付款管理规定.doc

借款、费用报销和付款管理规定 1、借款管理制度 1.1借款流程 1.1.1 借款人员先到财务部领取“借款审批单”，按要求填写好借款部门、借款人、借款事由、借款金额和预计还款报销日期等内容。 1.1.2借款人填写好“借款审批单”后，报部门主管（部门经理）审核，部门主管重点审核该业务发生的真实性、必要性和合理性。 1.1.3 根据借款金额及性质的不同，按照借款审批流程，由相应领导审批。 1.1.4 借款人员凭审批后的“借款审批单”，到财务部出纳领款。领款时，借款人应签收。 1.2借款审批程序 1.2.1 总部职能部门的借款审批程序 1） 属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币5000元以下的借款，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交部门负责人审批，部门负责人审批后，财务部按付款流程付款。 2） 属于月度费用计划外且金额在人民币5,000元以上，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交部门负责人审核，报总经理审批，总经理审批后，财务部按付款流程付款。 1.2.2 业务单元（指沙井、贸易等经营单位）的借款审批程序 1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币10,000元以下的借款，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交业务单元负责人审批，业务单元负责人审批后，财务部按付款流程付款。 2） 属于月度费用计划外且金额在人民币10,000元以上，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交业务单元负责人审核，报总经理审批，总经理审批后，财务部按付款流程付款。 附：借款顺序及相关人员职责 一、总部职能部门 顺序 相关人员 处理事项 1 经手人 填写借款审批单 2 部门主管（经理） 审核其真实性、必要性和合理性 部门负责人 权限内，审批 权限外，审核 4 总经理 对部门负责人权限外借款，审批 5 财务 审核 6 出纳 发放 二、业务单元 顺序 相关人员 处理事项 1 经手人 填写借款审批单 2 部门主管（经理） 审核其真实性、必要性和合理性 业务单元负责人 权限内，审批 权限外，审核 4 企管总监 对业务单元负责人权限外借款，审核 5 财务总监 对业务单元负责人权限外借款，审核 6 总经理 对业务单元负责人权限外借款，审批 7 财务 审核 8 出纳 发放 2、费用报销管理制度 2.1 费用的定义： “费用”是指为满足公司正常业务与管理需要而发生的办公费、差旅费、市内交通费、汽车费、业务招待费、会议费、会费、咨询费、通讯费、房租、水电费、招聘费和生产经营费用等费用。 2.2 费用报销流程 2.2.1 费用报销单的填写及部门主管审核 借款人员先到财务部领取“费用报销单”，并填写好该凭证，报部门主管（部门经理）审核，部门主管重点审核该业务发生的真实性、必要性和合理性。 2.2.2 财务部复核 部门主管（部门经理）审核后，费用报销单由报销人交给财务部，由财务部会计对其“(1)单据合法性、完整性；(2)费用开支真实性、合理性、符合标准与否； (3)报销金额计算是否正确”进行审核。对于不合格的报销单退还本人。 2.2.3 费用报销审批 费用经财务部会计复核后，根据费用金额及性质的不同，按照费用报销审批流程，由相应领导审批。 2.2.4 报销 出纳见审批手续完整、填写正确无误的“费用报销单”办理支付手续，同时督促报销人和领款人在相应的地方签收。 2.3 费用报销审批程序 2.3.1 总部职能部门的费用报销审批程序 1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币5000元以下的本部门费用，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交部门负责人审批。部门负责人审批后，财务部按付款流程付款。 2）属于月度费用计划外且金额在人民币5,000元以上，部门主管（部门经理）审核后，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交部门负责人审核，报总经理审批。总经理审批后，财务部按付款流程付款。 2.3.2 业务单元（指沙井、贸易等经营单位）的费用报销审批程序 1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币10,000元以下的本部门费用，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交业务单元负责人审批。业务单元负责人审批后，财务部按付款流程付款。 2）属于月度费用计划外且金额在人民币10,000元以上的本部门费用，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交业务单元负责人审核，报总经理审批。总经理审批后，财务部按付款流程付款。 2.3.3 每月月初，财务部必须将上月各部门和业务单元负责人个人的费用以及部门计划外费用明细上报总经理，并抄送给发生相应费用的部门和业务单元负责人。 2.4费用报销的具体规定 2.4.1 办公费： 1）每年对常用办公用品进