公司借款费用报销付款制度.doc

借款、费用报销及付款制度 ***文字（2011）00*号（试 行 版） 一、借款制度 员工因公需预借差旅费、备用金，必须填制公司规定使用的一式两联借款申请单。第一联留底、第二联财务作帐。 1、借款流程 2、借款流程审核内容 （1）、部门经理签字：审核借款单填写内容的真实性和必要性并对其负责，审查借款金额。 （2）、主管副总经理签字：对借款事务进行评估，并审核部门经理签字的合理性，批准借款金额。 （3）、财务负责人签字：审核借款程序的准确性，手续是否齐备。 （4）、会计处理：审查该笔借款是否符合“前款不清、后款不借”在原则。根据经过以上流程审批的借款单，由会计将其录入电脑后制成支付凭证交出纳付款。 （5）、出纳付款：根据会计处理凭证支付借款。 二、费用报销程序及时间 1、费用报销流程 员工冲销预借差旅费、备用金，报销其它因公司业务发生的日常费用，必须取得能完整反映该费用发生情况、真实、合法的原始凭证（发票）为依据，在报销前需妥善保管，如有遗失，自行负责，不得以其它票据代替。并按公司要求填制公司规定使用的费用报销单。并经过以下流程办理审核事项后方可冲销借款、报销费用。 2、费用报销审核内容 （1）、部门经理签字：审核费用的真实性，并对该费用的归属进行区分，对该费用的考核负责。 （2）、财务部审核：审核报销费用票据的真实性，合法性。是否符合公司管理制度规定，审核报销金额是否填写正确。 （3）、主管副总经理签字：由分管各部门的副总经理进行审批确认，对于金额在10万元以上的费用，必须报总经理签字确认。 （4）、财务总监签字：审核费用报销程序的正确性，为总经理把关。 （5）、财务部报销：在审核费用报销单已符合公司费用报销制度的规定后，录入电脑，制成付款凭证支付费用或冲销借款。 三、付款制度 1、付款流程 员工办理支付预付材料款、支付购货款，支付运输费等其它费用、支付财务已挂帐而尚未支付的费用。按公司要求填制公司规定使用的付款申请单。并按以下流程办理审核事项后，交财务部，由财务部办理付款事宜。（签定采购合同、运输合同需提前到财务部备案，方可支付货款、及运费） 2、付款审查内容 （1）、部门经理签字：审核付款及支付费用的真实性，并对该费用的真实性，对该笔付款和费用支付负责。 （2）、财务部审核：审核该笔付款是否符合公司管理制度规定，查、对帐，审核付款金额是否正确。 （3）、主管副总经理签字：由分管各部门的副总经理进行审批确认支付。 （4）、财务总监签字：审核费用报销程序的正确性，根据公司资金情况确定是否支付。 （5）对于支付金额在10万元以上的款项和费用，必须报总经理签字确认。（需由总经理决定 （6）、财务部付款：在审核费用报销单已符合以上公司规定流程后，录入电脑，制成付款凭证后付款。 借款、费用报销、付款的其它要求 公司员工因公出差借款的限额为出差报告中列明的出差地点的往返路费及必要的业务费用。如发生出差行程变化及业务费用超支，借款不够的情况，经请示各部门领导后，由各部门助理到财务部代为办理再借手续，并在返回办公所在地后及时报销。不得在借款中预借与以上内容不相关的费用，严厉禁止在出差借款中预借出差补贴。 出差人员应在出差返回公司后5日内到财务办理借款冲销和费用报销手续（鉴于公司出差人员出差时间较为急中，出差人员宜尽早提前办理，以免耽误出差行程），未办理借款冲销手续，财务不再支付二次借款。如果各部门负责人出差不在北京没有签字无法报销冲销借款的员工，因公需再次出差，可以在没冲销上次借款的情况下，向财务部再借一次。如果二次借款都未能冲销，财务部将不再办理其借款。 借款办理公司事务人员，要尽快向对方索取付款发票并及时将有关发票按规定流程办理费用报销后到财务办理借款了结手续，如发票丢失、本人承担全部责任。 凡公司人员购买的赠予客户的礼品，尽量开具“办公用品”发票，一律不得开具写明“礼品”字样或具体的物品如“手表”、“照相器材”“服装”等字样的发票，否则不予报销。不允许在发票上擅自书写与发票无关的信息。 公司员工因上、下班发生的出租车费不予报销，公司员工出差时因乘坐飞机、火车发生的出租车费，以及在出差地发生的出租车费按公司《差旅费管理制度的规定》办理。 公司员工报销办公所在地地区出租车费，只允许报销办理公司事务发生的费用。未经许可，报销办理私人事务的出租车费用将处以报销金额3倍的罚款。并报公司有关领导知晓。 公司员工在办公所在地地区报销办理公司事务的出租车费用，必须在出租车票上注明起始地和到达地以及会见的客户和办理的事务。并在费用报销凭证上经相关的部门负责人签字认可（各部门负责人发生的费用由分管部门的副总经理签字认可），如不按要求规定办理以上事项，财务部门有权不予审核。屡次发生没有办理规定事项的情况，将会