第四章 会议基本流程.ppt

第四章 会议基本流程 第一节 会前工作 第二节 会中工作 第三节 会后工作 第一节 会前筹备工作 一，确定会议的主题 1，明确会议议题 明确开会的目的，限定会议内容，确保会议的效率。 2，明确会议名称 会议的名称应根据会议的议题、性质在会议方案中明确拟定。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 二，确定会议的形式 三，确定会议的规模 即确定会议出席人员、人数。对于人数事先要有比较精确的计算。大型会议活动，应专门成立“组织组”负责考虑会议参加者的范围、人数及名单分配。 ?相关的考虑因素 内容 场地 成本 效率 效果 四，确定会议的时间 8:00a.m.-9:00a.m. 上班第一小时，发言欲尚未被唤醒； 9:00a.m.-10:00a.m. 业务性会议最佳时间，适合一对一或一对二的会晤； 10:00a.m.-12:00a.m.13:30p.m.-15:30p.m. 精力最充沛的时间，适合集思广益的会议； 16:00p.m.-17p.m. 接近下班，干扰因素多，会议效率低。 1，日常例会 2，临时性会议 （1）短期 （2）中期 （3）长期 3，非工作性质会议 五，确定会议地点 一般而言，商务会议需要满足商务旅行者的要求，如食宿、配套设施设备等； 与休闲娱乐有关的会议要选择旅游胜地和度假村，或者其他有多项娱乐活动的场所； 专业培训和小型会议适 合在小型会议中心举办。 通常被选择用于举办会议的地点有： 会议中心、会展中心、机场饭店 、市内酒店、远郊宾馆、度假村和大专院校。 　 1，饭店 　　 　　 饭店的环境、客房、餐饮及服务都有较高的水准，但价格通常较高，当会议人数少于50人时，其成本就相对较高了。 　 2，大型会展中心 具备举行大型活动和会议的空间和条件，可容纳几百至几千位与会者，特别适合于举办展中有会、会中有展的大型活动。由于其规模较大、面积充足，所以往往会同时承办若干场会议或展览；通常不提供住宿服务，因此食宿需另行安排。 3，中小型会议中心 专为从事会议服务而设计建造，会议设备先进；住宿客房从经济到豪华俱全 。对于商务会议而言，会议中心是尚佳的选择。 　 4，大专院校 价格低于其他会议中心，具有很浓的学习氛围，其实验室和图书馆都可以加以利用，学术会议、 专业培训最适合在此举行。大专院校内的招待所可以解决基本住宿需要，校园附近也有饭店或宾馆可选用。但大专院校的会议场所不能够太早的提前预定，这对于制定会议的中长期计划形成一定障碍。 5，培训中心 许多政府部门和大公司都有各自的培训中心。除餐饮外，这些培训中心具备举办会议的所需条件，而且价格适当。但是，这些中心不对外宣传，也无名录可查询，所以找到这类场所会有难度。 在确定会议地点时还应考虑： 是否有汽车租赁服务； 提供有哪些娱乐服务； 附近是否有商店； 是否曾在此举办过会议； 会议期间的气候； 与会者入住酒店与会场的距离。 六，确定会议日程和议程 会议议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。 会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排，以保证会议的正常进行。 招标会会议议程范文 会议时间：200*年*月*日下午1：30时至4：00时。 会议地点：食堂 会议形式：公开招标 会议主持人：** 会议记录人：** 会议出席人：招标小组成员，竞标人员 会议列席人：全体管理人员（包括工段班组长以上的人员）。 会议议程： 1、 1：30时，会议开始，由主持人宣布会议议程，会议纪律。公布竞标人员名单。 2、 1：35时，总经理讲话，同时公布招标组人成员名单和招标考评标准。 3、 1：45时，竞标者依次发表演讲，同时将标书交主持人处。 4、 3：00时，招标小组对竞标者的竞选演讲、组阁方案、工作能力、敬业精神、人的综合评价这五个方面进行无记名投票。 5、 3：20时—4：00时，招标小组对竞标者的指标投标标的进行排名得分统计，对无记名投票进行等级得分统计。 6、 5：00时，招标小组委托主持人公布中标人名单和竞标情况。 七，制发会议通知 1，会议通知 告知与会者