透视表应用-简介.ppt

Excel数据透视表常用操作 Excel的“筛选”也能提供按一列或多列进行分类的简单功能。 但有以下局限： 仅仅是筛选记录，没有对数据进行汇总和聚合 需要在每行或每列底端创建公式才能实现上述功能 一次筛选只能看到所选条件对应的一种结果 无法实现行列两维汇总 速度和效率，试试10万行以上数据的筛选 ，一般人无法忍受 引子-对比筛选功能 Excel的数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供摘要数据。在处理大量规范数据时（受限于Excel容量），是一种快速、高效、灵活的工具。 对数值数据进行分类，并按分类对数据进行汇总和聚合 将行移动到列或将列移动到行，以查看源数据的不同汇总方式 展开或折叠要关注结果的数据级别，查看汇总数据对应的明细记录 创建自定义计算和公式 数据透视表-概述 数据格式要求：数据应以列方式排列，每列第一行是字段名称，建议字段名称清晰明了，没有重复，且各数据列的字段名称不能留空白。这与筛选的数据格式要求类似，更加严格。 数据透视表-准备工作 选中数据列表中任意单元格（例如 下图中D19单元格），按步骤点菜单。注意在第4步核对数据区域是否包括全部数据清单，如果数据列表包含整条白行，默认扩展的数据区域会不完整，需要手动重新选择。其他接受默认选项。 数据透视表-生成透视表 按默认设置确认后，透视表将出现在新工作表（sheet）上。 数据透视表-生成透视表 同时透视表右侧将出现字段列表工作区。设计透视表的布局主要通过该工作区。若没有出现，可以通过选项菜单，选中“字段列表”按钮。 报表筛选、行标签、列标签是三个放置分类变量的区域。数值区域既可以放数值变量也可以放分类变量。 数据透视表-初步设计透视表 在字段列表工作区，通过拖放操作设计透视表布局。 每一个区域都可以放置多个变量。为了简化起见，示例均按一个变量。 数据透视表-初步设计透视表 在字段列表工作区选择关心的变量完成拖放操作后，透视表即实时反映结果。 行标签和列标签默认把所有分类变量显示在透视表上。 报表筛选默认显示“全部”。 数值一般按“求和”汇总。 数据透视表-调整透视表 数值区域中的变量常见的汇总方式有：求和、计数、平均值等，可以左键点中数值 ，弹出的菜单选“值字段设置…”，在汇总方式标签中调整计算类别。 数值区域可以放分类变量，按计数汇总。以满足某数值变量同时需要求和与计数。例如：保单清单数据源，保费变量可以用来求和，保单号变量可以用来计数。 数据透视表-调整透视表 报表筛选区域的变量可以在透视表中点下拉框，通过点中一个或多个类别实现类似Excel“筛选”的功能。 但是报表筛选区域有一个特点，若选中多个类别，不能进一步反映这些类别的分类情况，只能显示整体结果。 数据透视表-调整透视表 行标签和列标签可以在透视表中点下拉框通过点中一个或多个类别，透视表格式的类别相应改变。 行标签和列标签选中多个类别后，仍可以反映选中类别的每一类情况，并能通过“总计”显示这些类别的汇总结果。 数据透视表-查看明细记录 对数据表数值区某个单元格双击，可以在新冒出来的工作表上显示该汇总数值对应的明细记录。 明细记录的格式同数据源。 如果因错误双击造成新增工作表，可以直接删除新工作表，并不会改变数据源和透视表设计。 数据透视表-创建公式 示例中的数据变量是保费和赔款，透视表可以设置简单计算公式，用赔款除以保费计算赔付率。而赔付率这个指标，在数据源中并没有出现。 1： 选中透视表， “选项”菜单点“公式”按钮 2：点“计算字段…” 3：弹出窗口中，输入新字段名称（示例：赔付率） 4：输入新字段的计算公式，双击下方字段列表选中需要的已有字段 5：完成公式，点“添加” 数据透视表-创建公式 完成添加后，新增字段同时出现在两个字段列表中 在弹出窗口中，如果选中新增的赔付率字段，还可以修改名称和公式两行内容，并点“修改”完成新增字段的调整。 注意：新增字段只在透视表工作表有效，并未修改数据源。 数据透视表-创建公式 回到透视表界面 新增的赔付率字段，已经可以在透视表设计过程中使用 新增字段本身的汇总方式选项（求和、计数、平均值）并不会影响计算结果 数据透视表-需要注意的细节 行标签和列标签应在设置中选中“显示无数据的项目”，可以避免因某些类别没有数据，造成透视表行列自动缩减。 在字段列表区域对行标签和列标签左键点中类别变量 ，弹出的菜单选“字段设置…” ，在“布局和打印”标签打钩“显示无数据的项目”。默认设置中该选项未选中。 数据透视表-需要注意的细节 透视表和数据源分在两张工作表（sheet）上，如果数据源的记录增加、减少、或改变内容，透视表不会自动更新。