防范措施优化合同审批流程.ppt

倒签合同存在的风险 计划经营部 一、定义 二、倒签合同存在的风险类别 二、倒签合同存在的风险类别 （二）存在一定的管理风险。 补签合同违反公司的合同管理规定，导致合同管理质量及效率的下降，扰乱企业正常的管理秩序。有的单位为了赶在年底之前把计划资金消化掉，或清理年内因计划资金不够、计划未下达等原因未结算的项目，集中签订大批合同，导致合同立项审批和履约结算手续几乎同时进行，造成年底突击花钱和结算现象，扰乱了企业正常的工作管理秩序。 （三）存在企业内控审计风险。 公司在基本管理制度和内控管理流程中明确规定了项目管理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等管理环节和流程，规定了合同管理相关部门的职责和管理权限 。 （四）存在财务信息失真风险。 若不签订书面合同，则会影响财务部门的及时入账管理，在财务部门的成本、应付账款、资产负债表等会计报表上无法如实显示项目相关的费用列支情况，导致会计信息无法真实反映企业的经营状况和成本状况，形成企业会计信息失真，容易引发成本失控、决策失误等经营风险。 三、原因分析 签合同大部分产生于与企业日常经营生产密切相关的项目，而合同承办部门对合同管理的认识存在误区，突击实施项目管理，企业内部管理疏漏，投资计划安排滞后，合同审批时限延迟等是发生倒签合同的主要原因。 具体如下： 三、原因分析 三、原因分析 （二）合作项目的不可预测性、紧急性、偶发性，导致实施前来不及签订合同。 一些应急项目时间紧迫，业务紧急，在事件发生的第一时间就必须立即做出反应，采取应对措施，若办完审批手续再实施，势必贻误时机，给生产经营带来不必要的经济损失或安全隐患，因此，这些应急项目实行“特事特办”或突击实施的方式，在业务完成后才通过合同对各方当事人的权利义务进行约定，出现了先实施后补签合同的现象。 三、原因分析 （三）企业内部管理疏漏原因，导致合同起草、审批、签订等环节延迟。 有些合同项目由于企业内部业务管理松懈，没有按照内控制度流程的要求处理，未经调研、立项、设计、审批、施工、监理、验收等正常程序，导致合同延迟签订，影响了项目的正常实施进度。按照合同管理办法规定，合同一旦订立，双方就要严格按照合同的约定履行，如果发生变更，就要签订补充协议，并履行相关审批手续，而有的单位因事前准备工作不细致不严谨，在项目实施过程中边实施边变更设计方案，为了逃避补签合同及办理相关审批手续，就往往采取项目实施完毕后再签合同的方式。 三、原因分析 （四）经营生产的连续性与资金计划下达的滞后不匹配，导致合同无法及时确定。 由于企业加快业务经营发展的需要，为了抢时间、争速度，早建设早见成效，许多建设项目往往需要提前开工建设。而项目计划一般在年初下达，而实际工程在上一年度的年底已经开始施工，造成整个项目以及配套投资项目合同的补签。同时，由于年初的计划满足不了生产经营的实际需要，也会出现一些没有投资计划而又必须实施的项目。因此，即使已开工建设或已完成验收的项目，也只能待投资计划正式下达后再办理立项手续并签订合同，从而造成投资项目合同倒签。 四、防范措施 （四）优化合同审批流程。 在项目实施过程中，加强企业合同管理工作环节中各个部门之间的沟通和协调，进一步简化合同审批管理程序，减少重复、无效的管理环节，优化OA合同管理系统的审批流程，提高合同审批效率，尽快完成合同审批，保证合同的及时签订。 （五）定期组织检查考核。 加强对合同管理部门和合同承办单位的管理，对合同管理工作中易出现纰漏失误的环节进行监督和指导，对随意倒签合同的行为进行通报批评并予以考核，对规避监督管理的行为进行严肃处理。 五、案例分析 A厂认为该项目价格锁定为118万元，但B建筑公司报出的结算价为187万元。其理由是部分工程进行了变更，增加了工程造价。另外，由于钢材、水泥等建筑材料价格上涨，远远高于议标时的预算价格。双方争执不下，A厂拒付工程款。B建筑公司向当地法院提起诉讼，由于没有书面合同，A厂意见没有得到法院采纳。经B建筑公司申请，法院委托第三方对工程造价进行了评估，结果是182万元，法院判决A厂向对方支付上述款项。为此，A厂多支付工程款60多万元，致使工程超过预算的50%。 五、案例分析 该案中的A厂如果在确定工程建设单位之时，就能与B建筑公司签订书面合同，将工程内容和价款锁定，那么就不会出现本案中发生的工程完工后再狮子大开口的现象。 如果等到合同一方都履行完义务后，再来谈判合同价款，显然就会失去作为卖方市场主体享有的主动权，处处被动 。 六、总结 总之，合同是平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是保护合同当事人的合法利益、维护社会的经济秩序的重要依据。合同倒签和补签潜伏着许多风险，各级企业应当按照公司内控制度流程和合同