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一、公文的定义和种类 所谓公文，是公务文书的简称，是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。企事业单位常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 二、主要公文适用范围 （一）、报告的适用范围 报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料。 （二）、请示的适用范围 请示适用于向上级单位请求批示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。 （三）、报告与请示的区别 报告主要是汇报情况、反映问题等，请示则主要是请求批准、指示和解决问题等；报告属阅件，可不回复。请示则属办件，需要办理、批复；请示应在事前行文，报告一般是事后报告。 （四）、意见的适用范围 意见适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。包括直接指导意见、批转执行型意见、建设性的意见等。 （五）、函的适用范围 函主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况，征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。 （六）、批复的适用范围以及批复与复函的区别 批复适用于答复下级单位的请示事项 批复与复函的区别：批复属于下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。 （七）、会议纪要的适用范围 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。以会议纪要行文的形式主要有以下几种：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要；三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“XXXXXX会议纪要”组成。 三、公文格式 （一）、公文格式 公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、必威体育官网网址期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。 （二）、上行文的要求 上行文必须标注签发人姓名，其中请示件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注中注明联系人和联系电话。 四、行文规则 行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告。 “请示”应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。 “报告”中不得夹带请示事项。 五、公文拟制 （一）、草拟公文的基本要求 1、行文必须具有针对性，做到有的放失 2、行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，并注意连续事件的前因及后续补充文件的衔接；要做到文字简练、通畅；标点符号使用正确、恰当；人名、地名、数字、引文、准确无误。 二）、公文语言要求的特点 1、表述明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况，阐述做法，表达思想。 2、表意准确。即根据不同的语言环境，正确使用精确词语（比如“同意”、“不同意”、“不得”等）或模糊词语（例如“近期”、“大多数”、“原则同意”等），使表述恰当准确。 3、语言平实。既说明要浅显，议论要精当；要言之有物，言之有理，通俗易懂，不打官腔，力戒说假话、说大话、说空话。在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用论述新语言和朴实、平和的语言，一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。 4、用语得体。即按行文关系掌握好分寸，如上行文，语气要委婉，措辞要平和，恰当使用敬语，谦语；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言，下行文，应要求明确，语义坚决。 5、用词庄重。即语言要庄重、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文专用语，尽量少用专业性太强的术语和名词 （三）、公文拟写的步骤与方法 1、 明确发文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容： （1）、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复