公文应用与写作 - 副本.docVIP

一、基本概念 （一）公文 “公文”是指公司在公务活动和实施经营管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工作。 （二）公文处理 “公文处理”是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列互关联、衔接有序的工作。其中公文办理可分为“发文办理”和“收文办理”。 我们此次课程的重点主要围绕与公文写作密切相关的内容展开，而关于公文的收、发文办理，联系深圳公司的具体做法作一些简单的介绍。公文的管理、整理（立卷）、归档等工作通常是与档案管理工作一并进行的，所以今天的课程暂不涉及这些内容。 （三）公文写作程序 由于公文写作本身就是门学问，今天这么短的时间是没办法讲清楚的，所以今天讲的都是形式和程序上的东西。为大家介绍一下公文写作的程序，希望通过这些程序的引导对工作需要涉及到的公文写作有所助益。 1、明确发文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容： 1、文件的中心内容是什么？——WHAT 2、发文的范围和阅读对象？——WHO 3、明确是为了什么目的？——WHY？ 4、确定采用什么文种？——HOW? 明确发文的目的非常重要，比如说我们上行一份请示性公文。那么，我们心里就要始终坚定一个信念，要把这件事说成。那在处理某些说法的时候我们就要注意了，我们要尽量多地进行正向阐述。比如说一家公司的经营业绩，通常我们会说他的销售收入、利润、增长幅度等。但是，我们在请示中谈到的这家公司的营业额并不理想，只有几十万。不过，相对前一年业绩的增长却达到了20%有余。那好，在请示中我们不妨对公司的营业额避而不谈，只谈它的增长性，再说说他在未来二、三年的发展前景。这样，我们给领导展示的就是一个光明的前景，因此请示获得批准的可能性自然也就大些。如果不是这样，而是按照通常的写法，把该列的数据都列上去，顺便再把同行业企业的平均数也都列上去。领导一看就知道了，这家公司规模小，经营业绩也不理想，有什么想法还是等等看再说吧。 2、收集有关资料，进行调查研究 拟订篇幅较长或具有较强专业性的文件，如报告、意见等，搜集材料、调查研究必不可少的前提工作，以使文件所要表达的内容更加清楚，具有说服力。收集资料和调查研究，都应当紧紧围绕已经明确的发文主旨。 3、拟出提纲，安排结构 对篇幅较长的公文，拟定写作提纲是提高写作效率的有效方法。对于把握不准的事项，在拟定提纲后还可以请领导帮忙进行指导，避免成文后进行大篇幅修改的麻烦。篇幅越长的公文，越需要详细的提纲和结构安排，可以详细到：共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。 对于篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。 4、落笔起草、拟写正文 1、要开宗明义，紧扣主题 2、要观点鲜明，用材得当 3、要语句简练，交代清楚 5、反复检查，认真修改 1、关于主题的修改2、关于观点的修改3、关于材料的修改4、关于结构的修改5、关于语言的精练 当然，写好公文不是通过一两节课的培训就可以迅速做到的，要想使我们的公文更具影响力、说服力和吸引力量，平时的积累必不可少，这既包括对工作经验的积累，也包括常识、知识的积累，当然多读书、读好书也是不断提高公文写作水平的重要方式。 二、行文规则 行文规则 “行文规则”是指在公文拟制过程中所必须遵循的原则。 （一）行文时要尊重组织系统隶属关系 “隶属关系”在行政管理学的概念中可以简单地概括为“上下级关系”。就公司目前的管理看，保留有行政色彩最浓的一项工作就是公文处理了。这一点从公文写作的形式到内容上都可以看得出。简单地举个例子。从形式上看，上行文与平行文和下行文的区别就是显而易见的。上行文的眉首处占到整个公文第一页的近一半（117㎜），而平行文和下行文的眉首仅占到约1/3（62㎜）。上行文留那么多的眉首就是为了让领导签阅的时候发表意见的。从内容上看，上行文多为请示、报告，而下行文多为决定、批复或者是通知。从具体的用词上也有所区别，比如上行文多用“呈报”，而下行文则多用“告知”字样。所以，我们在动笔起草公文之前，首先就要摆正自己的位置。处理好行文中的隶属关系，我们要记住两句话： 1、不得越级请示和报告。 2、除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 （二）行文时要尊重机关职权 从分工的角度我们不难理解，任何一个受文单位都会有自己的职责范围，而从行政管理条块分割的基本原理上讲，我们作为下级单位也总会有那么个部门与上级单位的某个职能部门在工作上存在对应关系。 具体到我们公司而言，我们的职能部门如何与集团公司的职能部门在业务上对接，我们不妨参考一下《关于航天科工深圳（集