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辦公自動化培訓
主旨:通過辦公培訓,提高辦公人員的電腦素質,增強對辦公設備的保養意識。
1.辦公軟體基本操作及注意事項:
1.1 Office軟體(操作注意事項)
1.1.1 打開Excel文檔緩慢及解決方法
Excel文檔記錄或者工作表過多會影響文檔的打開速度,因此當記錄或者工作表過多時,我們應該要另外新建excel文檔。
1.1.2 怎麼傳遞Office文檔
Office文檔不宜容量過大,傳遞大容量的office文檔(10M),建議通過傳送資料夾傳遞,小容量的文檔(10M)可以通過郵件傳遞。備註:通過郵箱傳遞大容量文檔容易導致郵件堵塞,影響郵件的正常的收發。
1.2 Outlook Express(OE)郵箱
郵箱的主要作用是即時的傳遞低容量的電子檔,下面介紹一下OE的常用操作和注意事項:
1.2.1自動添加郵件簽名
在OutlookExpress5用以下方法可實現自動簽名功能:
(1)啟動OutlookExpress後,選擇“工具/選項”命令;(2)在“選項”對話方塊中,單擊“簽名”標籤;(3)在“簽名”標籤中,單擊“在所有發出的郵件中添加該簽名”前的方框,使之處於選中的狀態,以便自動簽名功能生效;(4)在“簽名”框中,新建一個簽名名稱,在下面文本框中鍵入你想添加的所有個人資訊,如姓名、聯繫位址、電話等;(5)若希望在回復和轉發郵件時同樣自動添加簽名,則可以單擊“不在回復和轉發的郵件中添加簽名”前的方框,使之處於不選中的狀態;(6)單擊“確定”按鈕,下次建立新郵件時就會在你的郵件中自動添加上簽名了。當然,可以單擊“高級”按鈕,為你的每個帳號設置一個漂亮的簽名。
1.2.2如何快速發送大容量郵件?(針對發送到外部郵箱的郵件)
由於大多數郵件伺服器限制了可發送和接收郵件的大小,通常每封郵件連附件在內,不得超過10MB,在傳輸大容量郵件時就有可能出現網路堵塞問題。這樣的話,你如果想發送一封容量大於10M的郵件時就會變得比較困難。幸好OE郵件軟體具有拆分檔的功能,它可以將大型郵件拆分為幾個小容量的部分,發送到有限制的郵件伺服器上,接收方會將這些小部分自動重新合併到一個郵件中。具體操作方法是:
首先運行OE程式,打開其主操作介面,在介面中用滑鼠左鍵單擊功能表欄中的“工具功能表項,並從彈出的下拉功能表中選擇“帳號”命令;
接著,郵件程式會打開一個標題為“帳號”的對話方塊,在該對話方塊中選擇“郵件”標籤,再在該標籤下單擊“屬性”按鈕;
隨後程式又會打開一個標題為“屬性”的對話方塊,在該對話方塊中再選擇“高級”標籤,從彈出的標籤介面中選中“拆分大於xxKB的郵件”核取方塊,設定可發送檔的最大值即可,OE程式默認會拆分大於60K的郵件。
1.2.3郵件接收自動分組歸類
如果收到的郵件越來越多,收件箱裏堆滿了信,查找郵件有困難,管理起來豈不是很麻煩?針對這個問題,Outlook已經考慮到了這一點,我們可以建立不同的“檔夾”,也就是目錄,把來自四面八方的郵件分門別類自動放在各個“郵件”夾中。操作步驟如下:
在本地檔夾下面新建一個檔夾,按照郵件類別給檔夾取個名稱,如下圖:
(2)選擇OE工具功能表→郵件規則→選擇郵件,然後新增郵件規則。在彈出的對話方塊中設置發件人郵件位址和存放指定的檔夾,設置好後可以在規則描述裏看到設置的資訊,然後點擊確定,如下圖:
(3) 在郵件規則視窗中點擊立即應用,然後點擊確定完成郵件自動接收分組歸類操作。比如上面的設置完成以後,郵件(2199@)就會自動跑到用戶(周川鋒)的檔夾中。
1.2.4更新通訊錄操作步驟(見月底通訊錄更新郵件附件)
1.2.5定期整理郵件
Outlook Express 中每一個檔夾對應一個副檔名為 dbx 的檔(例如:收件箱.dbx)。郵件存儲到檔夾以後,對應的 dbx 檔大小會相應增大。每一個 dbx 大小不能超過 2,147,4710,2210 位元組,約 2G 。如果超過此限制,將可能提示 0x1000C0133 錯誤。
可能造成的危害:
(1) Mail 已下載到本地,卻看不到;而伺服器上面的郵件也消失了。
(2) 不能接收有附件或附件較大的郵件,收郵件時報錯。
(3) 郵件檔夾打不開,或者是打開了卻什麼 mail 都看不到,但是相應 dbx 檔(比如說是“收件箱.dbx”)卻佔用很大的空間。
避免郵件檔夾超過 2G 限制的方法:
(1) 備份或者定期刪除舊的郵件
(2) 創建多個檔夾,將郵件分類存儲(見1.2.3郵件接收自動分組歸類),既方便管理,又不容易達到2G的危險線。
1.3規範存取檔
1.3.1有規劃地分配電腦磁碟空間:C盤是系統盤(備註:桌面屬於系統盤),用戶不要隨意更改系統盤中的檔,也不要將重要資
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