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行政机关公文常识 （ 提 纲 ） 主讲：林济榜 公文 公文即用于公务活动的应用文书。按照这一定义理解，党群机关，行政机关，社会团体，各企事业单位用于公务活动的各种应用文书，均属于公文的范畴。 二、行政机关公文 相比于公文，行政机关公文的外延已经缩小。按照国家行政机关公文处理办法（国办发[2000]23号），给行政机关公文的定义。 行政机关公文，即行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 行政机关公文的种类及适用范围 国办发《国家行政机关公文处理办法》明确，行政机关公文共有13个文种： （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批语错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示 适用于向上级机关请求、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 行政机关公文的格式 即行政机关公文写作的规范标准。具有特定的格式是行政机关公文其重要特点之一。国办发（2000）23号文件规定的格式。是行政机关公文写作时必须遵循的一项原则，不能随心所欲、别搞一套。 行政机关公文的格式：一般由两部分组成，即基本部分和附加标记部分。 （一）基本部分（主要有7个方面内容） 标题 包括发文机关、事由、文种三要素。 受文机关 公文的接受者、主办者。 正文包括引言、主体、结尾。 附件或说明 包括对正文的补充、说明或证实的材料，以及随文转发的文件。 发文机关名称 一般用全称或规范化简称。 发文日期 一般用中文年月日全称 印章 （二）附加标记部分（主要有9个方面内容） 秘密等级（秘密、机密、绝密，在标题右下方标明，其中机密、绝密级公文应当标明份数、序号）。 紧急程度 （急、特急）在标题左上方标明。 文件版头 在文件开头正中印有发文机关名称加文件，通常套红，以示庄重。即通常所说的红头文件。 发文字号 包括机关代字、年份序号，如成经管委（2005）xx号。 签发人：仅用于上行文。 主题词：即代表内容特征和归类的最关键性词语，一般先标类别词，再标类属词，最后标文种，最多不超过5个，其作用是为了文件归档以后便于在计算机中输入，储存和检索。 抄送或抄报机关 前者一般用于需要同时送达的平行或不相隶属的单位；后者一般用于需要同时上报的上级机关。 印发机关 印发日期 招商引资工作中实际工作中使用较多的文种的写作格式及基本要求 （一）通知 1、通知 通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用人员的一种公文。按不同类别，通知可分指示性通知、会议通知、任免通知。在所有公文中，通知的适用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位，大到全国范围内的重大安排，小到一个单位内部告知一般事项，都可以用通知行文。 2、通知的写作格式 通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。 （1）标题：标题一般由发文机关、事由和文种三要素构成。有的还要根据具体情况标明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”。非正式文件处理的一般性通知，标题可以直接用“通知”两字。 （2）主送机关：在标题下，正文前顶格写受文单位或个人。 （3）正文：包括通知的缘由、通知的事项、通知的要求等方面内容。但不同种类的通知其正文的写作有所不同。总的要求是，事项明确、条理清楚、行文简洁。 （4）落款：在正文的右下文写上机关名称和发文日期。 需要注意的是：通知是下行文，不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中，有时通知的事项，同时需要上级、同级机关和不相隶属的机关了解，此类通知，一般采取抄报和抄送的办法处理。 （二）报告 1、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问的公文。属于陈述性的上行公文。从性质和内容上划分，一般为分工作报告、情