行政管理手册626.docVIP

第一章 公司印章管理办法 为加强公司印章使用的合法性、严肃性和规范性，杜绝违法行为，维护公司利益，根据国家法律、法规的有关规定并结合本公司实际情况，特制定本办法。 本办法适用于重庆立晟地产经纪有限责任公司全体员工。 一、印章的种类及用途 公司印章主要包括：企业公章、法人私章、财务专用章、行政人事部专用章。 （一）企业公章：主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件、授权委托书（需同时加盖法人私章）、重要商务函等；对内所颁布的重要经营管理办法、人事任免文件；其它需以公司名义证明其权威性的文件等。 （二）法人私章：主要用于授权委托书（需同时加盖企业公章）、财务确认单等加盖公司法人私章的文件资料。 （三）行政人事部专用章：主要用于行政人事部及公司的一般收发文件，如通知、通报、决议等。 （四）财务专用章：主要用于结算业务票据、凭证、财务、税务报表的填报、财务决算等。 二、印章的保管 （一）公司印章的保管实行专人专管制。企业公章、企业法人私章由公司指定专人保管，行政人事部专用章由行政人事部经理保管、财务专用章由财务部专人保管。 （二）公司印章保管必须安全可靠，必须加锁保存，公司印章不准私自委托他人代管。 （三）公司印章保管人因事或休假离岗3天以上时，须经总经理同意后将印章上交至公司相关负责人处进行保管。 （四）公司印章移交须办理手续，填写《印章交接单》（附件1），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章类别等信息。 四、印章的使用 （一）“企业公章”和“法人私章”的使用必须严格遵守用印程序： 1、用章申请人在行政人事部领取《用章申请审批表》（附件2），亲自填写后交由相关负责人审批、签字，《用章申请审批表》的填写应遵循“一事一批”、“专章专用”的原则，同一事项不重复审批、用章，不同事项独立审批、用章； 2、相关负责人对用章申请人上交的《用章申请审批表》进行严格的审查、核实，无误后才能签字； 3、用章申请人在印章管理人处填写《印章使用登记表》（附件3）； 4、印章管理人对用章申请人的《用章申请审批表》、《印章使用登记表》认真进行核实，无误后取印、用印； 5、印章的使用应在印章管理人的监督之下进行，用印之后，印章管理人应检查印章的完整性并及时完善《印章使用登记表》。 “财务专用章” 的使用仅限于财务部，使用前必须在印章管理人员处的《印章使用登记表》上登记，印章管理人核实其内容后方可用印。 （二）“行政人事部专用章”的使用仅限于行政人事部处理公司内部事务，用印内容经行政人事部经理审核后，方可在《印章使用登记表》上登记，并用印。行政人事部专用章不得外借及带出公司使用。 （三）印章的外出使用与授权 严禁印章管理人将公司印章带出公司使用。若因特殊工作需要，确需将公司印章带出使用，需在《用章申请审批表》说明事由、授权时间，经公司总经理或副总经理审批通过后，由印章管理人和使用人一起带出使用。 五、印章的刻制、启用与废止 （一）公司印章的刻制与启用： 1、公司或部门若要新增其他印章，需填写、提交《印章制发申请审批表》（附件4），结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照、等级证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件到国家公安管理部门指定的印章公司刻制。 2、新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章在公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写《印章交接单》，到相关负责人处办理印章领用手续，负责人留存印标样、登记备案。 3、公司印章的启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期，发放单位和适用范围。 （二）印章的废止 1、有下列情况，公司印章需停用：机构撤销、更名或业务变动；公司印章损坏、遗失或被窃。 2、公司印章遗失或被窃，必须在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人，并对相关责任人进行惩罚。 3、公司印章的废止，必须填写《印章废止申请审批表》（附件5），审批通过后，按照国家相关法律规定，由专人负责报印章备案机关登记销毁；特殊需要留存的，应向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本办法规定的印章制发程序和要求办理。 六、印章的日常管理 （一）印章的日常维护与清洁由印章的保管人进行； （二）任何人未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。 （三）使用手续签批不齐全的拒绝用章。 （四）合同、协议及意向书用印时必须留存一份原件备案；税务报表、公司行政文件等用印时需留存一份复印件；为员工个人出具的有关婚姻、收入、家庭情况、档案等信息的证明文件用印时可以不予备案留存。 （五）印章保管人员应严格遵守本办法相关规定，必须保守因用印所知悉的任何有关公司的以及与公司有关的经营、财务、