合同管理专家使用体验.docVIP

合同管理专家使用体验 我们单位每年都有大量的合同需要管理，例如工程合同，采购合同等。管理起来非常的吃力，查找一份合同有时都要好长时间，更别提汇总合同结算数据了。有时单位领导想看看合同的整体状况，我们忙了一周才理出一份不准确的汇总报告。这时，领导已经不耐烦了。不过，也没有办法，谁叫咱们是手工管理呢。不过现在好了，我们采用《东山合同管理专家CMEXPERT》专业版（）进行采购合同管理，收到明显效果。合同的执行做到有计划，合同的结款做到无疏忽。上面提到的问题，早已经无法感觉到了。当然，好东西要与大家分享，下面结合我们的实际使用经验，探讨使用《合同管理专家》是如何切实有效的提高我们的管理效率的。 根据我们单位的业务流程，与合同相关的文件、附图、供应单位、建设单位的基本情况等都需要管理，而且合同在签订后它的执行也需要管理，如合同的进度、结款、货物等情况。东山合同管理专家的合同管理流程恰好可以满足我们的需求，下面我就来介绍一下这个流程，如下图所示。 客户信息、供应商信息、项目信息、合同信息、合同文件和合同商品等都属于静态信息，也就是说合同在签订后这些信息的内容一般是不会随着合同的执行而发生变化的，这些模块很好的满足了我们对合同的签约文件、附图及签约方的信息管理。合同的结算、进展、合同的收发货以及变更情况是随着合同的执行在不断变化，因此这些信息属于合同管理中的动态信息。在这里合同的相关报表也是动态的，例如合同已结未结统计中的已结金额、未结金额、发票金额、未开发票金额等都是随着合同结算细节、合同结算发票等内容不断在改变的，这些模块很适合我们对合同执行过程的管理。 下面我们就登录到这个系统中，亲身体验一下，下图是系统登录后的主界面。 其中，我的桌面分为驾驶舱、导航台、预警台等显示页面，其中驾驶舱是以分布图的形式显示，导航台以流程图的形式显示，预警台包括一些系统提醒，每次登录后，我们首先看到的就是驾驶舱，通过它我们可以方便、及时、准确的了解合同的动态信息。其次就是预警台，它能及时提醒我们近期应该做的事情，可以有效的避免因疏漏而忘记一些重要的工作，包括即将开始的合同、即将结束的合同等信息。表单的左边是菜单栏，包括常用功能、系统设置、客商管理、合同管理等。可以看出，系统完全可以将合同涉及到的供应商、客户、项目、联系人都统一管理起来。 下面我们在系统中实际的管理一个采购合同。点击左边的“合同管理 合同中心”进入合同中心模块，如下图所示： 说明： 主数据网格用来显示所有的合同信息。 主数据网格上方是查询面板及操作面板，在这里我们可以对主网格中的合同信息进行增、删、改、查询、统计、汇总，还可以对网格进行配置等。 主数据网格下方是明细数据网格，用于显示指定的某一个合同的详细信息，包括合同文件、合同结算安排、合同结算细节、合同进展、合同变更、合同商品等。选择主网格中的合同，下面的明细数据也会随着变化，非常方便。 右边是关联面板，其中包括相关项目、相关客户、相关供应商等。方便用户在使用过程中进行快速的界面切换，保证领导可以直接穿透查看更加明细的业务数据，真正做到要想知道的细节就可以一查到底。 可以说，跟合同相关的详细信息都用这个页面统一管理起来了，非常方便我们实际操作。还是让我们完整的管理一个合同来体验一下合同管理专家的专业之处吧。 点击操作面板中的“增加”按钮，弹出合同信息编辑界面。在这个页面，我们要记录合同的基本信息，也就是一些台帐信息。 合同编号：在弹出的合同信息编辑界面，我们可以看到合同编号是系统自动生成的，这样可以避免重号的现象。 合同原始编号：许多单位手工管理合同时已经有合同编号，这时可以将手工编的号记录在合同原始编号中，方便查看。 客户、供应商：一般情况下只录入其中之一（如果是销售类或收款类，则选择客户；如果是采购类或付款类，则选择供应商）。客户和供应商对应处都有三点按钮，通过此按钮可直接引用，如下图所示，点击三点按钮可以弹出需要引用的信息。 现在，选中“北京羽化科技”这条记录，单击确定即可引用到合同信息中的供应商。 如果需要引用的供应商不存在，可以单击界面中的增加按钮进行增加。 合同类别：在合同种类不多时，可以记录类别如销售合同、采购合同等。如果分类复杂又有级别，可以用合同多级分类。具体（增加合同多级分类）用法参考《通用操作手册》。合同金额：记录合同的相关金额。在保存时，如果合同金额为0，系统会给出提醒。 收付方向：记录的是收款还是付款，方便以后统计合同资金的收付方向，没有填写，系统会给出提醒。 开始日期、结束日期：可以帮助我们及时的做好合同开始的准备工作和收尾的善后工作，相关内容填写完毕后点击确定按钮，一条合同信息即已增加完毕。 合同已经录入，那么与合同相关的电子文档或者一些纸制的文档、附图等，可以直接或通过扫描件的形式导入到软件中存储。下